1) Concentreer je op de persoonlijkheid van freelancers

Dit maakt naar mijn mening echt het verschil. Teamspirit is cruciaal om het team, ondanks de afstand, soepel te laten samenwerken. En daarvoor heb je de juiste persoonlijkheden nodig: getalenteerde en bescheiden mensen, die zichzelf altijd afvragen hoe ze het beter kunnen doen, die solidariteit tonen – gulle mensen die altijd voor elkaar klaarstaan, hun kennis willen delen. Een freelancer in een team is autonoom, maar geen einzelgänger.

2) Gebruik de juiste communicatie tools

Het is heel belangrijk dat je tools gebruikt waarmee de verschillende teamleden elkaar kunnen bereiken (Slack, Skype, Teams of iets anders), dat moet je echt niet onderschatten! Bovendien moet je het project op zo’n manier opzetten dat je communicatie stimuleert (door bijvoorbeeld elke ochtend met het team te videobellen). Zo weet iedereen wat je van elkaar kunt verwachten, wat de ander doet, hoe die dat doet en dat we onze twijfels kunnen delen en om een mening of opheldering kunnen vragen.

3) Faciliteer informeel contact 

Er is geen koffiezetapparaat waarbij je een babbeltje met elkaar kunt maken, dus gebeurt het wat minder natuurlijk. Toch is het nog net zo belangrijk en daarom moeten we van tijd tot tijd momenten creëren waarop we over iets anders dan het project praten.

4) Biedt flexibiliteit aan

De meeste freelancers zijn daar helemaal voor. Als je een freelancer vraagt rekening te houden met de belangen van het team, moet het team ook de belangen van de freelancer behartigen. Wat betreft werktijden bijvoorbeeld, is het belangrijk dat de teamleden gemeenschappelijke werktijden hebben om elkaar te kunnen bereiken, maar dat betekent niet dat je daar heel star in hoeft te zijn. Aan de andere kant, als iemand een keertje eerder weg moet of ’s ochtends wat later moet beginnen, is het belangrijk dat je de dagelijkse videovergadering op een natuurlijke manier verzet, zonder daar moeilijk over te doen. En probeer vergaderingen zoveel mogelijk in te plannen op tijdstippen die iedereen uitkomen.

Zoals gebruikelijk heeft de projectmanager de leiding over de organisatie van het project. Maar het is ook belangrijk dat iedereen iets te zeggen heeft zodat alles zo goed mogelijk in elkaar past. 

Q&A met Laure over haar ervaring met Malt en Neoness

Kun je in een paar zinnen uitleggen wat de context van de opdracht was en wat het probleem was dat je bij Neoness moest oplossen?

Neoness benaderde me via Malt voor de herstructurering van hun website. Er was al een bureau in de arm genomen om dit te realiseren, maar toen het project niet vorderde zoals verwacht, wilden ze er iemand van buiten bijhalen om het project en de dienstverlener te sturen. Een paar weken nadat ik begon, trok het bureau zich helemaal terug uit het project. Gelukkig waren we nog maar in de ontwerpfase. Ik was daarna dankzij Malt snel in staat een team te vormen en mijn netwerk in te schakelen om het project in de huidige staat over te nemen. De eerste die begon was Kévin Husson, PHP- en Drupal-ontwikkelaar, die ik via een ander project op Malt had ontmoet en met wie ik heel prettig heb samengewerkt. Daarbij kwam Mounir Chraïbi voor de creatieve kant. Ik ken hem ook goed en de kwaliteit die hij aflevert is heel consistent. Pauline Quillet kwam er ook bij voor de creatie en integratie, en Thomas Bosviel voor Drupal-ontwikkeling. Die laatste twee waren voor mij een geweldige ontdekking tijdens deze opdracht.

Welke vaardigheden gebruikte je voor deze opdracht?

Klassieke agile projectmanagementvaardigheden (resourcekeuze, projectbenadering, implementatie van tools, projectbewaking, backlogbeheer, sprintmanagement etc.). Het opzetten van het project is een van de meest cruciale fases. Zodra alles op zijn plek staat, iedereen weet wat de scope en hun rol is, loopt alles lekker. Er moet af en toe wel bijgestuurd worden, maar de grootste risico’s van het project zijn al omzeild door ze ruim van tevoren aan te pakken. De vaardigheden die we zorgvuldig hebben gekozen zijn er om eventuele risico’s te spotten en te minimaliseren.

Hoe vormde je het team van freelancers waarmee je werkte? Op basis van welke criteria?

Mijn twee belangrijkste criteria zijn technische (of creatieve) bekwaamheid en persoonlijkheid. De locatie boeit me totaal niet, zolang we ongeveer in dezelfde tijdzone zitten. Voor alle projecten waarvoor ik in huis word gehaald om een team te vormen, kijk ik logischerwijs vooral naar de expertises die ik nodig heb. Daarnaast zijn het vermogen om te leren en jezelf in twijfel te trekken essentieel, vooral in een digitale en agile omgeving waarin wat we weten wel een aanwinst, maar nooit genoeg is, want de context verandert continu. Tot slot is het cruciaal dat men in een team kan functioneren, vooral op afstand, waarbij non-verbale communicatie zeldzaam is en projecten vaak een korte deadline hebben. We hebben geen tijd om tijd te verspillen! Aan de andere kant, als ik een nieuwe vaardigheid in het team nodig heb, zorg ik altijd dat de freelancer die ik benader de rest van het team ontmoet. Het is voor mij heel belangrijk dat iedereen zich op hun gemak voelt en dat iedereen bij mij aangeeft dat ze met elkaar willen samenwerken.Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager vaardigheden samen te brengen, maar bij dit soort beslissingen is er akkoord van iedereen nodig (van de bestaande teamleden en de freelancer die erbij komt), anders neem ik het risico niet. Soepele communicatie is daarvoor te belangrijk. 

Hoe organiseerden jullie je: op locatie of werkend vanuit huis?

Ik was meestal op locatie. Alle andere teamleden waren op afstand.

Hoe zou je dit project evalueren?

Het project duurde 10 maanden met 3 fulltime medewerkers (1 functie in design/integratie, twee ontwikkelaars), 1 designer die parttime bij sprong en de parttime projectmanager.

Als ik de inventaris moet opmaken, zou ik zeggen dat, zelfs al is het niet de eerste keer dat ik leiding geef aan dit soort teams, ik elke keer weer veel nieuwe dingen leer. Om beter en sneller te werken door agile benaderingen te creëren die efficiënter, beter en fijner zijn voor de teams. Dit project bevestigde voor mij dat Malt een goede tussenpersoon is voor het vinden van talent. Het project werd eind april gelanceerd. Iedereen, van klant tot freelancer, vertelde me tevreden te zijn.