Zakelijke onderhandelingen zijn altijd een goed teken in je freelance-carrière! Deze stap gaat meestal vooraf aan een opdrachtvoorstel.

Toch is nog niet alles gewonnen: de freelancer en de opdrachtgever moeten het eens worden over de voorwaarden van de samenwerking (prijs, de omvang en deadlines).

De eerste zakelijke onderhandelingen kunnen erg intimiderend zijn voor een freelancer. Hier 5 tips en technieken om het geluk aan je zijde te krijgen!

#1: Bereid je zakelijke afspraak voor om de onderhandelingen te laten slagen

Het is niet de bedoeling dat je met je handen in je zakken bij je afspraak komt, omdat je dan het risico loopt om tijdens de onderhandelingen vast te lopen.

Noteer de punten die je met je gesprekspartner wilt bespreken, en bereid je voor om je offerte te verdedigen!

Win informatie in over je lead

Bekijk, voordat je naar je afspraak gaat, de social media, online persberichten en website van je opdrachtgever. Houd jezelf op de hoogte van nieuws in je sector door middel van het monitoren van informatie.

Door je markt goed te begrijpen heb je al een streepje voor tijdens je zakelijke onderhandelingen: je bent zo niet alleen freelancer, maar je benadrukt ook je rol als consultant en je deskundigheid.

Bereid je gesprek voor met een script

Het beheer van je klantenrelaties begint bij de eerste zakelijke afspraak: de freelancer moet de gesprekken leiden en zo zijn of haar voorstel beetje bij beetje ter sprake brengen, door de meerwaarde hiervan te belichten. Zo niet, dan zal de lead waarschijnlijk proberen te onderhandelen over een lagere prijs. 

De zakelijke afspraak bestaat uit meerdere stappen:

  •     een introductie om de verschillende agendapunten vast te stellen, en om het ijs te breken;
  •     vragen, gesteld door de freelancer, om de opdracht goed te begrijpen;
  •     een offerte, aangepast aan de behoeften van de lead;
  •     een onderhandelingsfase.

Een essentiële commerciële techniek bestaat uit het gebruiken van de ontdekkingsfase om de lead tot de aankoop te brengen, door bewustzijn te creëren door middel van het stellen van vragen.

De “SPIN selling”-methode is hier uitermate geschikt voor. Dit geeft de mogelijkheid om vragen te stellen omtrent:

  •     de Situatie (doelen, bedrijfssector);
  •     het Probleem waar men tegenaan loopt;
  •     de Implicaties (inkomstenverlies, trage groei…);
  •     de Noodzaak om te veranderen (de mogelijke winst die door de freelancer gebracht kan worden). 

Dit betoog heeft als doel het belang van de opdracht van de freelancer, het investeringsrendement en de noodzaak om actie te ondernemen te benadrukken, in plaats van het toegewezen budget te presenteren als een niet belangrijke uitgave.

Besteed aandacht aan de presentatie van je offerte

Om goed te kunnen onderhandelen als freelancer, is het van belang om een precies idee te hebben van de aangeboden diensten en van je dagtarief. Een PowerPoint-presentatie, een portfolio, een gedetailleerd profiel of een website maken je offerte geloofwaardiger.

Een goed voorbereide afspraak laat een betere indruk achter. En toch is dit niet genoeg voor een geslaagde commerciële onderhandeling.

#2: Stel meetbare doelstellingen vast om beter met je opdrachtgever te onderhandelen

Iedere afspraak moet een doel hebben. Leer om deze goed te omschrijven om er beter “op aan te sturen”. Geef voorbeelden van doelstellingen.

Heb een visie voor de onderhandeling (en voor het project met de opdrachtgever)

Want hoe weet je zonder doelstelling of je succesvol was? Stel voor iedere commerciële onderhandeling voor je freelancediensten een paar doelen vast.

Je doelen moeten het “SMART”-principe volgen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

Voorbeeld: 10 dagen dienstverlening verkopen, voor een totaal van €4000 en een begin van de opdracht binnen de komende twee maanden.

Bij iedere afspraak op de verkoop aansturen

Aarzel niet om tijdens het eerste gesprek al te tekenen. De verkoopcyclus, dat wil zeggen de gemiddelde tijd tussen het contact opnemen en de verkoop, kan lang zijn.

In dat geval moet ieder gesprek je dichterbij het ondertekenen van een contract brengen.

Bevestig eerst de samenwerking, en onderhandel dan pas!

De commerciële onderhandeling van een freelancer moet pas plaatsvinden als de opdrachtgever zijn of haar besluit genomen heeft: hij of zij wil met je samenwerken! Je hoeft dan alleen nog maar een overeenstemming te bereiken.

Door stappen over te slaan loopt je het risico dat de vermeende waarde van de dienst daalt. Het lijkt dan alsof de freelancer zijn of haar dienst in de uitverkoop gooit.

#3: Bereid het gesprek voor om beter een tarief en voorwaarden te onderhandelen

Om als freelancer succesvol te zijn tijdens de eerste commerciële onderhandelingen is het aan te raden om na te denken over de flexibiliteit van je aanbod, wat je acceptabel vindt en waar je grenzen liggen.

Deadlines, omvang en budget: het drieluik van de onderhandeling

Het grootste voordeel van freelancen is flexibiliteit. Het is goed om flexibel te zijn, en na te denken over aanvaardbare alternatieven voor de prijs, deadline en omvang van de opdracht.

Niettemin mogen deze concessies niet schadelijk zijn voor het tot een succesvol einde brengen van het project. Als deskundige moet je je opdrachtgever advies geven over de te behouden voorwaarden om het project tot een succesvol einde te kunnen brengen (genoeg dagen, realistische deadlines, etc.).

Hier een paar voorbeelden van belangrijke punten bij een commerciële onderhandeling van een freelancer:

Concessies (van de freelancer)   Schikkingen (van de opdrachtgever)
Sneller leveren De omvang verkleinen
Korting geven op het dagtarief Zich ertoe verbinden X dagen te werken
Met spoed beginnen Een spoed-dagtarief accepteren
De bronbestanden en rechten leveren De overdracht van rechten betalen
De opdrachtomschrijving van een lopende opdracht wijzigen Een flexibel contract in plaats van vaste specificaties accepteren
Thuiswerken ‘s Avonds / in het weekend beschikbaar zijn
‘s Avonds / in het weekend beschikbaar zijn Thuiswerken / vrije werktijden
Het werk aan het team overdragen aan het einde van het project Betalen voor het opleiden van de teams

Bij een succesvolle onderhandeling wordt er dus een evenwicht gezocht tussen de concessies en de schikkingen. De gouden regel? Nooit geven zonder er iets voor terug te krijgen.

Een win-win onderhandeling creëren

Over het algemeen hebben de deelnemende partijen van een onderhandeling last van verschillende aspecten van hetzelfde probleem. De ander is dus geen tegenstander maar een medewerker. De gemeenschappelijke vijand is het probleem dat samen moet worden aangepakt.

Het is deze aanpak – getheoretiseerd door Chris Voss, die crisisonderhandelaars de mogelijkheid geeft vele gijzelaars te bevrijden.

Het doel is niet om te winnen, maar om samen een win-win akkoord te bereiken.

Hoe kun je deze aanpak toepassen op je opdrachtgevers?

Door hen erop te wijzen dat er als freelancer weinig schaalvoordelen bestaan, omdat je tijd verkoopt. Onderhandelen over de prijs is lastig, maar het is daarentegen altijd mogelijk om een offerte te schrijven gebaseerd op een budget.

Door freelancers veelgemaakte fouten bij commerciële onderhandelingen

Let op deze valkuilen waar veel freelancers last van hebben:

  • te snel de prijs verlagen;
  • concessies maken zonder schikkingen;
  • verzoeken van de opdrachtgever negeren (in plaats van hier een antwoord op te bieden);
  • feedback persoonlijk opvatten;
  • zich agressief opstellen tijdens de onderhandelingen;
  • Spreken over kosten, in plaats van onder investeringen.

#4: Wat na de onderhandelingen: hoe het contact behouden?

Het handen schudden symboliseert niet het einde van de onderhandelingen. Zolang er geen contract is ondertekend, heeft je lead het recht om terug te komen op de gemaakte afspraken.

Een freelancer heeft er dus baat bij om contact te houden met zijn of haar lead.

Durf om een handtekening te vragen! 

Het is zeldzaam dat opdrachtgevers zich proactief opstellen bij het aankoopproces. Als er een akkoord gevonden is moet de verkoop bekrachtigd worden met een handtekening.

Hierbij moet je één van de volgende vragen stellen:

  •     wanneer wil je beginnen?
  •     hoeveel dagen moet ik reserveren?
  •     gaan we deze opdracht aan?
  •     wanneer denk je de stukken te sturen die ik nodig heb om met deze opdracht te kunnen beginnen?

Bij het stellen van deze vragen komen er misschien bezwaren ter sprake. Er kan om nieuwe voorwaarden gevraagd worden. Het is niet ongebruikelijk dat er meerdere (telefoon)gesprekken plaatsvinden voordat er getekend wordt.

Om te voorkomen dat je het contract na deze verschillende gesprekken kwijt bent is het, voor zowel de freelancer als de opdrachtgever, belangrijk om de volgende stappen van de commerciële onderhandeling alvast vast te stellen.

De volgende stap van de onderhandeling vaststellen

Iedere bespreking moet worden afgerond met een nieuwe afspraak of met een lijst met te verrichten taken, voor de freelancer en/of de opdrachtgever.

Als de onderhandeling geslaagd is is de volgende stap het ondertekenen van een contract of offerte. Zo niet, dan zul je geduld moeten hebben en moeten proberen verder te komen.

Deze commerciële techniek is een van de best bewaarde geheimen van doorgewinterde verkopers. Hiermee voorkom je dat de onderhandeling beëindigd wordt met het beruchte: “ik bel je nog”.

Neem na het gesprek gerust opnieuw contact op met de opdrachtgever

Zodra de onderhandeling is afgerond moet je snel in actie komen en van het momentum gebruik maken om het contract te ondertekenen.

Zo niet, dan kan het gebeuren dat je lead verhinderd wordt door andere prioriteiten, de voorwaarden van het contract drastisch wil aanpassen, of simpelweg de opdracht wil annuleren. Het is dus erg belangrijk om via e-mail opnieuw contact op te nemen (of te bellen, afhankelijk van de opdrachtgever).

Hier het ritme waarop je contact op moet nemen, om de onderhandeling soepel te doen verlopen:

Datum Doel van het contact
De dag zelf

Het gesprek samenvatten. De volgende stappen herhalen.

“Bedankt voor ons gesprek. Voor het verdere verloop (…)”

3 dagen later

De voortgang naar de volgende stap peilen

“Wat is na het gesprek je feedback?”

7 dagen later

Een tweede (telefoon)gesprek voorstellen

“We hebben afgesproken om (de volgende stap). Kunnen wij hier verder over in gesprek gaan op ..-..-.. ?

14 dagen later

Voorstellen om de opdracht voort te zetten of te annuleren.

“Moet ik mij beschikbaar houden? Indien ik voor ..-..-.. geen antwoord van je heb zal ik genoodzaakt zijn je dossier te sluiten.”

Ieder

kwartaal

Inlichtingen inwinnen over de ontwikkeling van het dossier.

“Tijdens ons laatste gesprek heb je aangegeven (…). Is er nieuws wat betreft dit project? Heb je mijn hulp nodig om verder te komen?”

Je kunt contact op blijven nemen met je opdrachtgever totdat je een antwoord hebt, je moet niet bang zijn om “nee” te horen te krijgen. Het is beter om zo snel mogelijk te weten te komen dat een opdracht niet doorgaat. Hierdoor houd je energie over om op zoek te gaan naar nieuwe projecten.

#5: Je persoonlijke merk opbouwen om een nieuw evenwicht in de onderhandelingsmacht teweeg te brengen

Vaak proberen leads om, op een concurrerende markt, over de prijs van hun dienstverleners te onderhandelen. Dit is het gevolg van een groot verschil in dagtarieven van freelancers die (in de ogen van de opdrachtgever) dezelfde vaardigheden hebben.

Hoe houd je je buiten deze vergelijking en breng je je onderhandeling tot een succesvol einde? De machtsverhouding is evenwichtiger als je gesprekspartners je als een expert zien, iemand die onvervangbaar is.

Om dit voor elkaar te krijgen moet je als freelancer een sterk persoonlijk merk opbouwen. Zo word je DE freelancer voor de opdracht, in plaats van een anonieme naam in de een lange lijst met opties.

Zich specialiseren om op te vallen als freelancer

Om een onvergetelijk persoonlijk merk te creëren moet je een niche kiezen: dit kan een specifiek beroep zijn, een methode, een taal of een industrie.

Vaak is het kiezen van een specialiteit contra-intuïtief voor freelancers. Met deze techniek richt je je immers tot een veel kleinere markt. Toch heb je als expert meer kansen, omdat je meer vertrouwen wekt bij je opdrachtgevers. 

Als specialist onderscheid je je van anderen.

Trek je opdrachtgevers aan met contentmarketing

Deze techniek, die wordt aangeraden door communicatiespecialisten, houdt in dat je je eigen content online publiceert, zodat je een band schept met je beoogde doelgroep.

Vaak loont deze strategie, want het geeft de mogelijkheid om  je kans op een contact te verzesvoudigen!

Nieuwsbrieven, video’s, podcasts, blogartikelen of social media… Het soort content doet er niet toe! Wat belangrijk is om een manier van communiceren te kiezen die past bij je doelgroep.

De laatste jaren hebben sommige freelancers deze strategie op briljante wijze geïmplementeerd om hun vaardigheden of diensten in de schijnwerpers te zetten.

Om er een paar te noemen:

  •     Delphine Pinon is Content Strategy Consultant in de banksector. Haar podcast, “Budget Chéri”, gaat over budgetbeheer van particulieren. Zo laat ze een dubbele deskundigheid zien, in marketing en in financiën.
  •     Alexis Minchella is copywriter en is gespecialiseerd in SAAS. Iedere maand geeft hij het woord aan ondernemers en freelancers in zijn podcast “Tribu Indé”. Dit medium trekt een groot publiek, hetgeen laat zien dat Alexis boeiende content kan maken.
  •     Pierre Guilbault is Growth Hacker. Iedere ochtend stuurt hij een nieuwsbrief naar zijn community. Deze bevat een tip om de groei van je bedrijf te stimuleren. Dit dagelijkse contact geeft de mogelijkheid een band te scheppen met een doelgroep.
  •     Julia Coudert is Social Media Manager. Ze is bekend van haar blog “I Don’t Think, I Feel”, dat gewijd is aan het ontwikkelen van je online zichtbaarheid. Julia deelt iedere maand haar inkomsten. Haar orderboek is niet leeg!

Houd er rekening mee dat de content niet als doel moet hebben om direct te verkopen, maar om als autoriteit in je vakgebied bekend te staan. Het is vervolgens de bedoeling dat je je publiek voorzichtig naar je website of Malt-profiel stuurt.

Regelmatig communiceren om je zichtbaarheid te verhogen

Sporadisch content publiceren is niet genoeg om een sterk persoonlijk merk dat de concurrentie weerstaat te ontwikkelen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je publicaties vervolgens op het scherm van je leads verschijnen.

Als het aankomt op zichtbaarheid houdt ieder platform, iedere website en ieder sociaal netwerk er andere regels op na. Deze zijn onderhevig aan de welbekende algoritmes, die je te vriend moet houden, zodat je content aan zoveel mogelijk mensen wordt getoond.

Over het algemeen houden algoritmes rekening met hoe vaak je iets publiceert om de kwaliteit van je profiel te beoordelen. Het is echter niet nodig om een onrealistisch ritme aan te willen houden.

Maak een planning die je kunt nakomen. Noteer je doelstellingen in een agenda of in een contentkalender, zodat je je er aan kunt houden.

Ook kun je je content “recyclen” en hergebruiken op een ander communicatiekanaal. Je zult zien dat dit de eerste maanden veel werk is, maar dat je na een tijdje een database hebt waar je ideeën uit kunt opdoen.

Onderhandelen kun je leren!

Het recept voor een succesvolle commerciële onderhandeling als freelancer lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Je hoeft alleen:

  •     je gesprek voor te bereiden;
  •     doelen voor je besprekingen met opdrachtgevers vast te stellen;
  •     je voor te bereiden op de verzoeken van je leads en na te denken over acceptabele overeenkomsten (concessies en schikkingen);
  •     het contact te behouden met de opdrachtgever, tot het contract ondertekend is;
  •     te werken aan je persoonlijke merk om een gelijkwaardige machtsverhouding te creëren tijdens je onderhandelingen.

Dit lijkt in theorie simpel. In de praktijk vragen de eerste onderhandelingen in je freelancecarrière waarschijnlijk veel werk. Maar geen paniek! Je commerciële vaardigheden, net als de Kunst van het onderhandelen, zijn iets dat je met de tijd ontwikkelt. Verkoop is in feite de wetenschap van de déjà-vu.

Hier vind je een paar bronnen om dieper op het onderwerp onderhandelen in te gaan:

  • Negociator: The Reference for All Negociations. Laurent Combalbert, Marwan Mery. Dunod
  • Het Engelstalige blog van de CRM software Close, over commerciële technieken.