Ça y est, vous avez décroché votre premier entretien avec un prospect ! Le courant passe bien puis vient la question fatidique : quel est votre tarif pour cette prestation ? Et là, vous sentez une goutte de sueur perler sur votre front. En effet, la question mérite réflexion car il existe deux manières de budgéter une mission : au forfait ou en régie. Chaque mode de fonctionnement aura des conséquences sur votre revenu et votre manière de travailler. Alors pas de panique, respirez un bon coup : on vous explique tout à travers cet article.

Comprendre les deux modes de facturation

Budgéter une mission, ça peut être un vrai casse-tête. Comment estimer une prestation au plus juste, en maintenant sa rentabilité tout en proposant un tarif attractif ? Pour commencer, voyons quelles sont les différences entre les deux modes de fonctionnement.

Régie vs forfait : quelles différences ?

Facturer au forfait consiste à s’engager sur un livrable pour un prix fixe. Dans ce cas de figure, vous définissez un budget précis pour répondre à l’objectif de votre client. Par exemple : 

  • Un site e-commerce fait appel à un développeur pour une refonte complète de son site.
  • Une nouvelle marque sollicite un concepteur-rédacteur pour écrire la page de sa campagne de crowdfunding.
  • Une PME demande à un directeur artistique d’élaborer une nouvelle identité graphique.

Tous les clients acceptent par défaut un paiement au « forfait », en particulier les PME et startups. À noter qu’en tant que freelance, si vous travaillez sur la base d’un taux horaire, vous devez le spécifier très clairement sur votre devis.

A contrario, travailler en régie signifie facturer votre temps passé. Vous ne vous engagez plus sur la livraison d’un projet spécifique, mais sur l’exécution d’un certain nombre de jours pour votre client. Certains secteurs, comme l’informatique, privilégient ce type de fonctionnement. Un cas typique est celui d’un grand groupe qui sollicite un chef de projet IT pour une mission de 6 mois afin de gérer la mise en place de son nouveau système d’information. 

Comment fixer vos prix au forfait et en régie ?

Dans le cas du forfait, vous avez une obligation de résultat. Vous vous engagez à fournir un livrable à votre client pour un prix que vous définissez au préalable. Vous serez donc payé en fonction de l’estimation que vous aurez faite dans votre devis, et non pas du temps que vous aurez effectivement passé sur la mission. D’où l’importance de savoir rédiger un devis détaillé qui tienne compte du temps que vous pensez consacrer à la mission.

Ce mode de fonctionnement diffère de la prestation en régie, qui implique une obligation de moyen. En tant que freelance, vous vous engagez à mettre à disposition de votre client tous les moyens nécessaires – dont votre temps – pour l’aider à réaliser ses objectifs. En revanche, vous n’avez pas d’obligation de réussite. L’estimation de ce type de prestation est basée sur votre Taux Journalier Moyen ou TJM, que vous multipliez par le nombre de jours travaillés.

Vous l’aurez compris : au-delà de la fixation du prix et de la facturation, il s’agit là de deux manières différentes de collaborer avec votre client. Mais alors, est-ce qu’il y a un choix meilleur que l’autre ?

man smiling at his computer

Dans quels cas choisir le forfait ?

Vous voulez de la flexibilité

Fonctionner au forfait offre au freelance la liberté d’organiser son emploi du temps comme il le souhaite. Ce mode de prestation permet en effet davantage de souplesse dans la gestion de votre planning. Vous pouvez cumuler plusieurs projets, plusieurs clients, ou vous consacrer à des tâches nécessaires dans la vie de tout freelance : prospection, administratif… 

« Travailler au forfait permet de rester maître de son emploi du temps. On peut ainsi travailler en même temps sur plusieurs projets, et on peut davantage faire face à une urgence (par exemple une demande de devis ou de retravail) venant de la part d’un autre client. » Henry Pichat, Copywriter 

Vous intervenez sur un périmètre clair

Le forfait est particulièrement adapté pour les missions avec un cahier des charges détaillé, qui délimite précisément les attendus. C’est souvent le cas pour les prestations courtes ou que vous maîtrisez parfaitement. Il est alors plus facile d’estimer sans trop de risque le temps que vous allez consacrer à la mission. Ce mode de facturation est également confortable pour votre client, car il offre une garantie de résultat pour un coût connu d’avance et maîtrisé.

« Tout ce que je propose est basé sur le mode de fonctionnement d’un forfait, mais il y a aussi une notion de « temps passé » derrière la facturation. C’est donc transparent pour le client et il sait à quoi s’attendre. Cela me permet aussi de standardiser mon offre en « package » pour mes prospects, et donc économiser du temps dans la prospection pour pouvoir proposer des prix attractifs par la suite. » Pierre-Emmanuel Marc, Expert Facebook Ads

Vous avez défini un cadre de travail

Conséquence directe du point précédent, proposer une prestation au forfait nécessite une vigilance particulière sur la manière dont vous allez collaborer avec votre client. Allers-retours interminables, ressources fournies trop tardivement, interlocuteurs multiples, autant de conséquences directes d’un mauvais cadrage qui peuvent facilement vous faire passer le double du temps vendu. Alors mieux vaut réfléchir en amont à une méthode de travail et la préciser dans votre devis. Ainsi, pas de mauvaise surprise pour votre client, ni pour vous !

« Quand je fonctionne au forfait, je précise toujours les modalités de la collaboration dans mon devis : récupérer les documents sources avant telle date (surtout si le projet est urgent), tel nombre d’aller-retours maximums, etc. Cela rassure le client sur mon professionnalisme, me protège en cas de contestation et évite les débordements qui plomberaient ma rentabilité ! » Marie Chanoz, Conceptrice-rédactrice

Quelques conseils pour fixer votre tarif au forfait :

  • Ajouter 30% de votre temps estimé sur le projet (car vous allez certainement avoir plusieurs allers-retours)
  • Fixer un prix en fonction de la valeur que vous apportez au client, par exemple : 10% d’amélioration de l’efficacité pour une équipe qui dépense 500k/an = 50k d’économies, vous pouvez donc facturer la moitié des économies annuelles soit 25k

Pourquoi choisir la régie ?

Vous intervenez sur des missions longues

La régie est souvent choisie pour les projets au long cours. Il peut s’agir par exemple d’un projet atypique, complexe ou susceptible d’évoluer, pour lequel le client ne peut pas définir précisément le périmètre. Le freelance est alors choisi pour apporter des compétences bien précises à l’entreprise ou pour venir renforcer une équipe. 

« Pour moi, le travail en régie est plus adapté pour les missions longues ou qui n’ont pas un périmètre défini. C’est souvent parce que l’équipe est trop débordée pour prendre en charge le projet, ou alors parce que je possède une expertise spécifique dont mon client a besoin. » Marie Chanoz, conceptrice-rédactrice

Vous voulez de la stabilité

La régie apporte aussi un confort de travail au freelance car il peut mobiliser 100% de son attention sur une mission unique sans avoir à se consacrer à l’exercice fastidieux de la prospection. Si vous choisissez ce mode de collaboration, vous êtes assuré d’un revenu régulier sur toute la durée de la mission, mais aussi de la rentabilité de votre activité puisque chaque jour travaillé est facturé. 

« Travailler en régie permet de se concentrer à plein temps sur le projet du client : le temps de la mission, on se libère (un peu) de la « charge mentale » du freelance qui doit quotidiennement jongler entre plusieurs clients. » Henry Pichat, copywriter 

Vous disposez d’une meilleure autonomie

Le travail en régie vous permet aussi de vous imprégner totalement de la problématique de votre client et d’être ainsi plus efficace que sur une intervention ponctuelle, qui vous engage de manière plus limitée dans le temps. Vous pouvez rapidement devenir autonome sur vos projets, au même titre qu’un salarié. Vous êtes aussi plus proche des collaborateurs de l’entreprise, en particulier si vous êtes intégré dans les locaux du client.

« Travailler en régie me permet de collaborer plus étroitement et plus efficacement avec les intervenants d’un projet, puisque l’on partage les mêmes locaux et que l’on déjeune même ensemble. La communication entre les personnes est donc plus fluide. Si on a une question, il suffit de la poser à la personne qui travaille en face de nous. » Henry Pichat, copywriter

Quelques conseils pour négocier votre tarif en régie :

  • Expliquer à votre client qu’un tarif au forfait nécessite la rédaction d’un brief très détaillé. Les clients préfèrent généralement gagner du temps et avancer avec un fonctionnement en régie qui est souvent plus agile.
  • Rappeler que lors d’un fonctionnement au forfait, le contour du projet et les objectifs ne peuvent pas évoluer au cours de la mission. Le fonctionnement au forfait est plus rigide.

Résultat du match : que choisir ?

Il n’y a pas de réponse absolue. Bien sûr, quand on réalise ses premières missions, faire un devis au forfait peut paraître impressionnant. Le risque principal est de mal estimer son temps et de passer plus de temps que prévu, surtout quand on débute. Voilà pourquoi il sera toujours plus sécurisant de réaliser des missions en régie. Si vous voulez être sûr de bien choisir, prenez le temps de bien analyser les tenants et les aboutissants des deux options, car chaque situation est différente !