Un guide pratique

En tant que freelance, il y a des tâches administratives auxquelles vous ne pourrez pas échapper. Selon votre chiffre d’affaires, la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) risque d’en faire partie. Si le terme vous fait peur, rassurez-vous : il n’y a rien de sorcier à déclarer et récupérer sa TVA, qui représente un avantage pour la quasi-totalité des auto-entrepreneurs.

Voyons ensemble quand appliquer la TVA, quel régime de TVA choisir, quand faire sa première déclaration de TVA, ses avantages et ses inconvénients, et combien de TVA vous devez déclarer lorsque vous passez par Malt. Suivez ce guide pour déclarer correctement votre TVA et éviter d’éventuels futurs redressements de la part de l’URSSAF ou des impôts.

Les seuils

L’État français a fixé un plafond pour le chiffre d’affaires (CA) annuel des auto-entrepreneurs, au-delà duquel vous devrez changer de statut juridique. Selon le type d’activité, ce plafond est de 72 600 € (prestation de services) ou 176 200 € (activités d’achat/vente). Quand un freelance atteint environ la moitié de ce seuil, il doit commencer à collecter et payer la TVA. Pour la prestation de service, le seuil à partir duquel un freelance doit payer la TVA est de 36 500 € de CA annuel.

Notez qu’il existe une tolérance si vous dépassez ce seuil pendant une année calendaire donnée, mais que vous retombez en dessous l’année suivante. En réalité, vous n’êtes donc redevable de la TVA que si vous dépassez le seuil deux ans de suite. Si vous êtes freelance et que vous souhaitez être assujetti à la TVA alors que vous n’avez pas atteint le seuil, c’est tout à fait possible. 

Attention : la première année d’activité en tant que freelance fonctionne au prorata, autant pour le plafond de chiffre d’affaires que pour le seuil de la TVA. Par exemple, si vous démarrez votre activité d’auto-entreprise le 1er octobre, votre première « année » s’étendra simplement d’octobre à décembre. Vérifiez que vous ne dépassez pas les seuils au prorata de cette période !

Les régimes de TVA

Les freelances qui sont soumis à la TVA ont le choix entre trois régimes :

  • Réel simplifié : une déclaration par an, avec deux acomptes à régler
  • Réel normal mensuel : une déclaration mensuelle
  • Réel normal trimestriel : une déclaration à chaque trimestre (option uniquement possible pour les freelances qui paient moins de 4 000 € de TVA par an)

« Le régime de TVA normal mensuel est le plus simple à gérer en termes de trésorerie. Nous le recommandons à la quasi-totalité des freelances, notamment parce qu’il présente moins de risques d’erreur et, en cas d’erreur, elles sont beaucoup plus faciles à corriger », explique Émilien Pécoul, CEO de Superindep.fr, une plateforme d’accompagnement administratif des auto-entrepreneurs. 

Comment commencer à déclarer la TVA ?

Si vous voyez que vous devrez bientôt être assujetti à la TVA, comptez un délai minimum d’un mois avant de pouvoir concrètement déclarer et payer votre TVA. Les démarches à réaliser comportent cinq étapes, que nous allons détailler ensemble.

1. Créez un compte professionnel des impôts 

Commencez par vous créer un compte professionnel des impôts. D’ailleurs, vous en aurez besoin même si vous ne déclarez pas la TVA, puisque vous devrez vous en servir pour payer la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) après votre première année d’activité. Le mieux est donc de vous créer ce compte dès la création de votre auto-entreprise. 

2. Activez les fonctionnalités liées à la TVA

Sur ce compte professionnel des impôts, vous avez accès à un certain nombre de services, que vous pouvez choisir d’activer ou non. Ceux qui sont indispensables ici sont les services « Payer la TVA » et « Déclarer la TVA ». Il est aussi recommandé d’activer la « Messagerie » afin de pouvoir échanger directement avec le service des impôts, plutôt que par email ou par téléphone. 

3. Informez le SIE de votre régime de TVA

Vous voudrez ensuite informer le Service des Impôts des Entreprises (SIE) de votre changement de régime, toujours depuis votre compte. En effet, même si l’URSSAF connaît votre chiffre d’affaires, la loi stipule que c’est l’auto-entrepreneur qui doit prévenir le SIE de son changement de régime à partir du mois où il dépasse les 36 500 € de CA sur une année calendaire (du 1er janvier au 31 décembre). À vous donc d’aller dans votre messagerie  dédiée, et d’envoyer au SIE un message en indiquant le régime de TVA que vous choisissez (simplifié, normal mensuel ou normal trimestriel), et la date à partir de laquelle vous souhaitez l’appliquer. Vous recevrez en retour un “memento fiscal” de confirmation, sur lequel figure votre numéro de TVA.

4. Validez le mandat de prélèvement via un compte bancaire professionnel

Pour payer la TVA, vous devrez ajouter un RIB dans vos moyens de paiement, toujours sur votre compte professionnel des impôts. Attention : ce RIB doit être “B2B”. Il s’agit d’un type de mandat de prélèvement qui nécessite un compte bancaire qui supporte les “prélèvements business”. En tant que freelance, cela signifie que pour payer la TVA, vous êtes quasiment obligé d’ouvrir un compte bancaire professionnel.

Dans votre espace des impôts professionnels, allez dans les Moyens de paiements, saisissez votre RIB B2B, puis éditez le mandat, téléchargez-le et envoyez-le à votre banque.

« Au moment où vous envoyez le mandat à votre banque, demandez-leur de vous confirmer expressément s’ils acceptent les prélèvements B2B. S’ils vous répondent que oui, faites une capture d’écran de leur réponse et gardez-la dans un coin. Si plus tard vous recevez une majoration à cause d’un impayé, vous pourrez alors demander à votre banque de la payer », explique Émilien, qui a l’habitude de conseiller des freelances dans cette situation.

5. Remplissez votre formulaire de TVA

Sur votre compte des impôts professionnels, rendez-vous dans la rubrique « TVA, » puis « Déclarer ». Le formulaire de déclaration peut paraître fastidieux, mais il s’accompagne d’une notice qui est relativement bien faite. Vous devrez indiquer votre chiffre d’affaires, en précisant s’il a été fait en France, dans l’Union européenne ou à l’étranger, puis vos informations de dépenses, en sélectionnant votre taux de TVA. Votre taux s’élève à 20% pour la prestation de services. Dans le formulaire de déclaration, vous indiquez combien vous avez collecté et combien vous avez dépensé de TVA dans la période donnée : le site des impôts vous indique alors combien vous devez payer. Selon le régime choisi, vous devrez répéter cette étape de déclaration de TVA tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Les avantages et les inconvénients de la TVA

Maintenant que vous avez bien compris comment fonctionne la TVA, voyons quels en sont les avantages et les inconvénients pour les freelances.

Avantages

Vous pouvez déduire la TVA de vos achats professionnels, c’est-à-dire que vous pouvez récupérer la TVA pour vos dépenses directement liées à votre activité. Nouvel ordinateur de travail ? Logiciel de graphisme 3D indispensable ? Vous pouvez regarder les prix Hors Taxe, puisque vous récupérerez la TVA. Cela présente un avantage financier indéniable. 

Quand vous échangez entre professionnels, tout le monde paye la TVA, mais elle est ensuite déduite des dépenses. Par exemple, si vous discutez de votre Taux Journalier Moyen (TJM) avec un potentiel client, vous en parlez toujours hors taxe. Les entreprises n’accordent que très peu d’importance au prix Toutes Taxes Comprises (TTC). Ceux qui paient réellement la TVA sont les utilisateurs finaux, par exemple les clients qui font leurs courses au supermarché.

Pour la prestation de service en tant qu’auto-entrepreneur, vous déclarez dans votre chiffre d’affaires ce que vous encaissez, toujours en Hors Taxe. Dans ce cas, le CA correspond à la somme des ventes réalisées au moment de l’encaissement. Ce système vous permet de ne jamais payer ni cotisation ni TVA sur de l’argent que vous n’avez pas encore touché. 

Exemple : en tant que freelance, ce mois-ci j’ai facturé 5 000 € de prestation Hors Taxe en France, donc 6 000 € TTC. Quand je fais ma déclaration de TVA, je sais que j’ai 1 000 € qui vont ressortir au début du mois suivant pour aller remplir les caisses de l’État. C’est transparent : cet argent, je l’ai récupéré auprès de mes clients, mais il sera prélevé par l’État quelques jours plus tard.

Inconvénients

En tant qu’auto-entrepreneur, si vous avez des clients qui sont des particuliers, des associations ou des établissements publics, et que du jour au lendemain vous devez leur appliquer la TVA, c’est comme si vos tarifs augmentaient de 20 %. Mieux vaut anticiper et adapter votre business plan en conséquence !

Autre inconvénient : les démarches administratives nécessaires pour déclarer, payer et récupérer la TVA prennent du temps. Il existe cependant des prestataires comme Superindep.fr qui peuvent s’occuper de ces démarches pour vous. Enfin, nous l’avons vu plus haut, vous devez avoir un compte bancaire qui supporte les prélèvements B2B, comme Qonto, Shine, ou une banque plus traditionnelle, comme BNP Paribas. 

two men working together at a computer

Comment ça se passe avec Malt ?

Commençons par le commencement : le chiffre d’affaires. Avant toute chose, il faut comprendre que Malt facture un client en votre nom. C’est un système très simple, même s’il n’est pas instinctif. Quand vous réalisez une mission, Malt facture au client une certaine somme, et vous reverse le montant de la mission, moins leur commission. Ce que vous devez déclarer comme chiffre d’affaires à l’URSSAF, c’est le montant qui est facturé au client par la plateforme Malt.

Prenons un exemple concret pour illustrer la déclaration du chiffre d’affaires, en laissant de côté la TVA pour l’instant. Ce mois-ci, vous avez fait une mission sur Malt pour un montant total de 1 000 €. Le client paie 1 000 € à la plateforme. Malt émet une facture pour ce montant, garde par exemple 120 € de commission, et vous reverse 880 €. Dans ce cas, vous déclarez à l’URSSAF un CA de 1000 €, même si vous avez encaissé 880 €.

Sur quel montant se base la TVA sur Malt ?

Pour réaliser des missions sur Malt, les freelances doivent obligatoirement avoir un numéro de TVA, ce qu’il est possible d’obtenir même si vous choisissez de ne pas être assujetti à la TVA. Le régime fiscal de la TVA doit être différencié du simple numéro de TVA. L’avantage d’être assujetti à la TVA est que vous pouvez alors la déduire sur les différents services qui font partie de votre activité d’auto-entrepreneur, que ce soit un service bancaire, un transport pour rencontrer un client, ou tout autre service professionnel, comme la plateforme Malt qui vous met en relation avec des clients.

Sur Malt, la TVA que vous collectez va correspondre au montant total de la facture. Reprenons notre exemple d’une mission sur Malt, cette fois-ci en prenant en compte la TVA. Pour la même mission, le client va payer 1200 € (1000 € HT + 200 € de TVA). Dans ce cas, Malt va vous verser 1080 € (880 € + les 200 € de TVA payés par le client). Vous allez très vite reverser ces 200 € au Service des Impôts des Entreprises, et vous gardez évidemment votre paiement de 880 €.

Il faut aussi prendre en compte le fait que pour un freelance, Malt représente un service professionnel, sur lequel vous allez payer de la TVA. Dans le cas d’une mission Malt avec de la TVA, au lieu de vous facturer 120 € de commission, Malt va vous facturer 144 €. En effet, dans ce que Malt vous facture, il y aura 24 € de TVA. Et puisque vous passez par Malt, vous avez collecté 200 € de TVA, mais vous avez dépensé 24 € de TVA pour le service de la plateforme. Vous devez donc reverser 176 € de TVA au service des impôts à la fin de votre échéance, donc à la fin du mois si vous avez opté pour le régime réel normal mensuel.

Si vous nous avez lu jusqu’ici, bravo ! Vous pouvez entreprendre sereinement vos démarches pour calculer, déclarer et payer votre TVA, y compris pour des missions sur Malt.

Retrouvez en vidéo le replay complet de la Malt Academy sur le thème « Quand, comment et combien déclarer de TVA quand on passe par Malt ? »