Je gère mon temps pour prendre des vacances

Le temps : une ressource essentielle lorsqu’on est freelance ! En théorie vous maîtrisez le fonctionnement de vos journées et gérez votre emploi du temps comme vous le souhaitez. C’est même souvent l’une des principales raisons pour lesquelles les freelances adoptent ce mode de fonctionnement. En pratique, il arrive parfois (souvent ?), que la réalité soit différente. L’activité impose parfois de jongler entre les projets et les deadlines pour absorber les pics d’activité. Vous vous retrouvez à travailler plus sans toujours parvenir à se ménager du temps pour de vraies pauses salutaires. Comment, alors, trouver son équilibre ? Ne pas rater des opportunités mais profiter régulièrement de son temps libre, prendre des vacances ? La clé réside, comme souvent, dans la mise en place d’une bonne anticipation doublée d’une communication efficace.

1/ Choisir la bonne stratégie de freelancing

1. Créer un cercle vertueux pour améliorer votre activité

Travailler moins et gagner plus ? C’est la stratégie idéale que propose Emilien Pecoul, CEO de SuperIndep, dans Code of Freelance. Pour arriver à ce savant équilibre, cela implique d’accepter de prendre le temps de se former, de développer correctement son réseau et de valoriser son expertise. Cette approche vous permet de créer un cercle vertueux d’amélioration globale de votre activité. Sans compter que la reconnaissance de votre valeur ajoutée se reflète alors concrètement dans vos tarifs.

Concrètement, dans l’établissement de votre planning, vous ne devez pas négliger la partie networking et formation. Certains freelances réservent jusqu’à une journée de leur semaine pour se former sur des nouvelles technologies, des nouvelles méthodes ou rencontrer des experts/ coach de leur domaine. 

2. Calculer un TJM qui prend en compte vos vacances

Qui dit freelance dit forcément une absence de congés payés par un employeur. Pour autant, vous ne travaillez pas 365 jours par an.  C’est donc à vous d’anticiper les baisses de revenus inhérentes à vos absences. En clair, définir un TJM qui prenne en compte vos congés, au même titre que vos cotisations, charges fiscales et d’activités, etc. Pour le calcul de vos forfaits ou de votre tarif horaire, vous pouvez par exemple majorer votre TJM de 10% et ainsi prévoir votre temps off. C’est normal, vous ne pouvez compter que sur votre bonne gestion pour compenser l’absence de rémunération liée à vos congés.

3. Se donner la possibilité d’un rythme différent

Au-delà d’une organisation calquée sur le monde salarié avec des congés réguliers, il est possible de choisir une voie différente. Certains indépendants préfèrent travailler très dur en limitant les breaks et oublier les congés pendant six mois, de façon à profiter de leur temps libre les six mois suivants. Une formule plus complexe à mettre en place qu’un simple temps partiel. Mais ce n’est pas impossible non plus avec une bonne dose d’anticipation, en fonction de son secteur et de ses clients. Et selon également votre profil d’activité : on peut ici différencier les freelances qui mènent des projets à long terme et ceux qui enchaînent les missions plus courtes. L’anticipation à six mois ou un an n’est dans les deux cas pas la même. Votre marge de manœuvre est peut-être plus importante que ce que vous pensez et cela peut valoir la peine de l’envisager 

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2/ Comment anticiper ses congés en tant que freelance

Comment aménager son planning et communiquer ses choix à ses clients ? La formule magique existe : planifier et organiser ! En théorie, ce n’est finalement pas si éloigné de la situation d’un salarié. Vous préparez votre absence en bonne intelligence et en accord avec l’entreprise pour laquelle vous travaillez. 

1. Traquer son temps et planifier ses plages de travail

Vous bloquez déjà probablement les créneaux horaires correspondant à vos réunions et visio-conférences. En intégrant également les plages consacrées aux tâches de vos différentes missions, vous vous obligez à visualiser votre usage des heures travaillées. Un exercice qui, progressivement, vous encourage à gagner en assurance dans l’estimation du temps à consacrer à chaque prestation. Et qui favorise à terme une meilleure rentabilité. En effet, savoir estimer précisément le temps requis pour telle ou telle tâche va de pair avec une bonne gestion de ses disponibilités. À la clé, un planning bien tenu, dans lequel vous êtes au clair avec vos deadlines et vos périodes d’indisponibilité.

2. Bien cadrer ses devis

Le temps étant votre ressource essentielle, faire respecter son planning se révèle souvent capital pour conserver une bonne qualité de vie. C’est d’autant plus le cas lorsque votre absence est programmée quelques semaines plus tard. Votre but : maîtriser votre organisation au quotidien et s’assurer de pouvoir partir l’esprit tranquille. Dès la phase de rendu de devis, n’oubliez pas de prévoir un processus “d’après-vente” : préciser le nombre d’allers-retours, donner une date de fin de projet ou encore une date limite de validité pour un devis. Ainsi, vous partez sans laisser trop de choses en suspens et en ayant finalisé vos missions ou livré vos commandes. L’objectif étant d’éviter les mauvaises surprises au retour. 

3. Communiquer clairement avec ses clients

 Que ce soit à l’approche de l’été ou durant des périodes hors saison, la clé d’une bonne relation avec vos clients, c’est encore et toujours la communication. Prévenez-les, faites des rappels, au besoin ajoutez vos dates de congés en signature de vos mails. Considérez l’approche de la créatrice de contenu freelance Elena Balzer :

Souvent considérée comme la dernière étape de travail avant un départ en congés, la préparation du fameux message automatique « out of office » est en général la tâche qui marque le début officiel des vacances. Rédigez-le en précisant bien à vos clients ou prospects si vous continuez à lire vos mails ou pas et quoi faire en cas d’urgence. Le consultant en informatique Fernando Jofre explique son approche :

d. Prévoir au maximum les prochaines missions

« Quelques semaines avant le début de mes vacances, j’informe tous mes clients réguliers, afin de m’assurer de terminer tout travail qu’ils pourraient me proposer avant cette période. Une fois que je suis en congé, je continue à consulter mes messages, mais je veille également à ce que les clients reçoivent une réponse automatique, afin qu’ils sachent que cela peut me prendre un certain temps pour répondre et que les clients irréguliers sachent également que je ne suis pas disponible. » Bryan B, traducteur et rédacteur de contenu

En prenant l’initiative de prévenir vos clients de votre future absence, de sa durée et de vos dates de reprise, vous leur permettez également d’anticiper de leur côté et de s’organiser pour éventuellement décider de vous solliciter à nouveau à votre retour. S’absenter tout en ayant déjà une ou plusieurs missions planifiées après ses congés, c’est l’assurance de passer de bonnes vacances.

Le retour, à ne pas négliger

1. Confirmer ou mettre ses disponibilités à jour

Sur Malt, les freelances disposent de plusieurs outils très pratiques pour gérer leur activité Particulièrement celui qui leur permet d’actualiser leurs disponibilités. En sélectionnant la fonction « bientôt disponible », le moteur de recherche affichera votre profil dans les résultats le mois précédant la date d’achèvement. N’oubliez pas de préciser alors votre nouvelle date de disponibilité pour être visible de potentiels clients. Durant votre absence, vous ne serez pas sollicité avec des propositions de nouvelles missions. En revanche vous pourrez recevoir des messages de la part de clients avec qui vous avez déjà été en contact, ou qui vous ont ajouté dans leurs favoris. Dans le cas de Malt Plus, vous continuez à recevoir des opportunités sauf si votre indisponibilité est supérieure à deux mois. 

2. Rester connecté pour ne pas rater LA mission

Même en vacances, il peut être intéressant de garder un contact avec sa boîte mail. Il ne s’agit pas de les éplucher un par un et d’être tenté de se remettre à travailler mais de dégager juste assez de temps et de disponibilité pour continuer à scanner rapidement ses messages de temps en temps. L’enjeu, dans ce cas, est de ne pas passer à côté de la mission de ses rêves ou du client idéal.

3. Reprendre contact avec ses clients

Si vous avez bien anticipé votre retour, la reprise devrait être bien gérée. Pensez également à adopter le réflexe d’envoyer un message à vos clients afin de reprendre contact et de leur rappeler votre disponibilité (en plus d’avoir actualisé votre statut Malt bien sûr !). Une forme de relance subtile pour renouer un dialogue plus quotidien avec les clients ou prospects. 

La vie de freelance a beau être soumise aux aléas et à la charge de travail des clients, il ne faut pas hésiter à s’organiser pour prendre des vacances ou du temps pour soi. On revient plus frais, reposé, avec plus de motivation et une créativité reboostée. Ce sont des bénéfices dont tout le monde profitera, clients comme freelances.