Le freelancing : une solution pour soutenir la croissance et soulager les équipes dans leurs missions quotidiennes. 

Dans un contexte de forte croissance, Stéphanie Doat, en charge de l’administration du GIE OZY, groupement de mutuelles français, avait besoin d’une personne qui puisse l’aider à supporter sa charge de travail et l’accompagner dans ses missions au quotidien. Des missions diverses, allant de la comptabilité, à la finance, en passant par les ressources humaines ou encore le suivi opérationnel des salariés. Si elle a d’abord pensé faire appel à un cabinet d’expert comptable, ce dernier ne lui permettait pas de répondre à l’ensemble des projets de sa roadmap. Grâce au freelancing, Stéphanie a su trouver des Office Managers en freelance expérimentés, disposant de compétences très polyvalentes. Elle raconte. 

Bonjour Stéphanie, pouvez-vous vous présenter ainsi que votre rôle au sein du GIE OZY ? 

Je suis Stéphanie Doat, chargée de l’administration du GIE OZY, un groupement de mutuelles français. Je suis responsable de tout ce qui est lié à l’administration : comptabilité, finance, ressources humaines, suivi opérationnel des 6 salariés, etc.

Le GIE OZY compte aujourd’hui 6 membres : des mutuelles et des institutions de prévoyance. L’objet de ce GIE est de partager des moyens, s’adapter aux évolutions réglementaires, optimiser les coûts et fournir des leviers de développement. Par exemple, en ce moment, les membres mutualisent une équipe d’audit de 4 auditeurs, une équipe juridique conformité de 2 personnes et des communautés métiers (responsables de gestion, responsables RH…).

Comment avez-vous découvert Malt ? 

J’ai découvert Malt grâce au partenariat entre Malt et Axa, lui-même partenaire du GIE OZY. Avant cela, je ne connaissais pas du tout le monde du freelancing et je n’avais donc jamais travaillé avec des consultants freelance.

J’avais besoin de renfort pour l’administration du GIE : je pensais aux cabinets d’experts comptables, mais j’avais bien conscience qu’ils ne pourraient pas m’aider sur tout. J’avais besoin, d’une certaine façon, de me “dupliquer” : de collaborer avec quelqu’un qui soit capable de connaître les différents projets sur lesquels je travaille et qui dispose des bonnes compétences.

J’ai ensuite pensé aux freelances, mais je n’avais aucune idée de comment les contacter, je n’avais aucun lien ou réseau. Apprendre qu’il y avait ce partenariat entre Axa et une marketplace comme Malt m’a ouvert les portes sur le monde du freelancing. Un monde que je voyais comme inaccessible ou du moins, que je ne savais pas comment aborder. 

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Comment avez-vous fait pour trouver les consultants freelance qui répondent parfaitement à vos besoins ?

J’ai commencé de manière totalement autonome via le moteur de recherche. Ce que j’ai trouvé formidable sur Malt c’est le fait d’avoir accès aux profils des freelances sans même me créer de compte. Et lorsque je m’en suis créé un, l’outil s’est avéré très simple. Sans avoir quoique ce soit à payer j’ai pu lancer mon brief.

J’avais, en amont de ma recherche, préparé un cahier des charges de la mission du freelance. Ce travail préparatoire m’a permis d’être encore plus efficace et de trouver via des mot-clés les bons freelances. Et j’ai eu une deuxième bonne surprise : j’ai été contacté par un conseiller Malt qui a vu que je cherchais des freelances et qui m’a tout de suite proposé de l’aide alors que je n’imaginais même pas avoir à solliciter quelqu’un. 

Que ce soit l’ergonomie, la qualité et la précision des profils des freelances sur Malt, l’accompagnement : tout était parfait. 

Quels critères guident votre choix dans la sélection des freelances ? 

D’abord les expériences et les compétences. Ensuite la notation, les avis, le classement affiché sur les profils des freelances. C’est ce qui guide beaucoup mon choix. La première fois, j’ai plutôt regardé des personnes qui avaient déjà eu des expériences sur Malt. Et la seconde, j’ai fait appel à Christian, Senior Key Account Manager chez Malt qui m’a présenté la solution Malt Plus. Grâce à Malt Plus, j’ai eu une présélection de 3 freelances en 48 heures. Cette solution m’a permis de gagner un temps fou et les freelances que l’on m’a présenté correspondaient tout à fait à mes attentes. 

La sélection du freelance s’est faite en 2-3 semaines, mais j’aurais pu la faire en seulement 2-3 jours avec Malt. À chaque fois les réponses des freelances sont rapides et on arrive à planifier très facilement des rendez-vous pour se rencontrer. Ce sont mes contraintes qui ont fait durer la phase de sélection.

Pour quel type de mission faites-vous appel à un freelance ?  

Je cherchais un Office Manager. La mission consiste à s’occuper de tout ce qui est enregistrement des factures, suivi comptable, RH (rédiger des contrats, effectuer des paies, répondre aux questions des salariés). Il y a également toute une partie liée à la réglementation. Des missions dont je m’occupais à l’origine seule. Mais comme le GIE a beaucoup grossit, j’avais besoin de mettre certaines choses en ordre : vérifier les obligations réglementaires de la société et assurer le fonctionnement de celle-ci : comptabilité, finance, RH, achats, également certains projets informatiques comme par exemple mettre au carré le système bureautique : les outils de messagerie, les répertoires communs.  

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Comment s’est déroulée la collaboration avec les freelances ? 

Pour l’instant, j’ai toujours travaillé avec des freelances à distance. Avec la première Office Manager, nous nous sommes vus deux fois au début de la mission pour lancer les choses. Mais avec le contexte de crise, nous travaillons à distance : nous communiquons par téléphone et travaillons sur des fichiers partagés. 

Toutes les semaines, nous organisons un point ensemble. En ce moment, Sabrina qui est l’Office Manager en freelance avec qui je collabore travaille un jour par semaine pour le GIE. Mais elle étale son temps de travail comme elle le souhaite. J’apprécie cette souplesse car je sais qu’elle peut traiter une demande en dehors de cette journée. 

Quels sont les avantages d’une collaboration avec un freelance ? 

Les freelances ont des idées d’outils et de solutions pratiques qui ont une vraie valeur. Ils ont aussi des compétences et une vision différente d’une personne interne à la société. Le freelancing est une solution formidable pour les gens qui comme moi ont besoin d’aide à temps partiel et c’est également idéal pour les freelances qui veulent plus de liberté dans leur vie professionnelle. 

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Quels sont les résultats obtenus suite à ces collaborations ? 

Grâce à l’accompagnement de ces freelances, nous avons réussi à rationaliser nos outils de gestion en moins d’un an. Je souhaite également proposer les services de Malt aux DG et DRH des 6 membres du GIE OZY pour répondre à des besoins d’expertises rares ou ponctuelles.