4% des nouvelles recrues démissionnent après une première journée décevante de travail, c’est ce que démontre l’étude “Strategic onboarding can help new hires” menée par Bersin By Deloitte. L’étude précise que 22% du turnover se réalise durant les 45 premiers jours. Des départs prématurés qui représentent un coût considérable pour les entreprises et qui  impliquent de recommencer les processus de recrutement de zéro. L’arrivée d’un nouveau collaborateur apparaît alors comme une période charnière à ne pas négliger pour favoriser la stabilité d’une collaboration.

Cet effort d’intégration n’est pas uniquement destiné aux futurs salariés, en faire bénéficier les freelances est tout aussi pertinent. Si les freelances sont par nature des talents flexibles, agiles et dont la disponibilité est souvent immédiate, les intégrer au sein de l’entreprise permet d’optimiser la réussite de la mission. D’autant plus lorsqu’il s’agit d’une mission de longue durée, ils seront alors amenés à travailler avec une nouvelle équipe qui a d’ores et déjà la maîtrise des us et coutumes de l’entreprise et dont les liens sociaux sont déjà établis. Les convier à une journée d’intégration peut les aider à s’approprier plus rapidement les codes et le fonctionnement de l’entité. Par ailleurs, l’intégration ne se limite pas au jour de leur arrivée mais se poursuit tout au long de la mission. Dans cet article nous vous proposons une série de conseils pour favoriser une bonne collaboration, de l’onboarding du consultant freelance, en passant par le suivi de sa mission, jusqu’à son départ.

I/ L’onboarding : étape efficace pour intégrer un freelance au sein de l’entreprise. 

L’onboarding désigne la période qui s’écoule entre la signature du contrat de prestation jusqu’à la prise totale du poste. C’est une étape clé qui permet au nouveau collaborateur de recevoir toutes les ressources et consignes nécessaires à la réussite de sa mission

Rappel du cadrage de la mission 

Pour Richard Yarsley, Chief People Officer de Malt, il est primordial de formuler la mission en termes d’objectifs clairs : “le rôle du freelance est très clair, autant pour moi que pour la direction de Malt et les équipes avec lesquelles il va travailler. Pour ce faire, nous avons défini son scope de travail au moyen d’une “Scorecard” : un document sur lequel nous délimitons l’étendue de sa mission et les objectifs auxquels il doit répondre.” Ces objectifs rappellent le cadre de la mission, les raisons pour lesquelles le consultant freelance a été missionné par l’entreprise. Il peut aussi s’agir d’une feuille de route – ou roadmap – résumant les résultats attendus et souhaités par le manager, ou être matérialisés par la réalisation d’un rétro-planning. Selon Richard Yarsley, il s’agit d’un point clé qui détermine la réussite de la collaboration : “il faut que la mission soit très claire dans la tête de toutes les parties prenantes : quand ça ne marche pas, c’est très souvent parce que ce n’est pas clair dès le début.”

Vision macro-économique des enjeux 

Opérer cette présentation permet au consultant freelance de comprendre l’organigramme de l’entreprise. C’est un avantage car cela lui permet d’identifier les bons interlocuteurs et de gagner en efficacité. Il s’agit d’un bon moyen pour en savoir plus sur les actions en cours, le contexte, pour être informé des chiffres clés et comprendre les enjeux de sa mission à l’échelle de l’entreprise. C’est aussi l’occasion pour le freelance de plonger dans l’univers, la culture de l’entreprise et de s’en approprier les valeurs. Pour Cécile Tuil VP Communications au sein d’Albea : “même sur une mission ponctuelle très technique, cette prédisposition à détenir certaines valeurs est importante, le partage de la culture de l’entreprise est nécessaire pour n’importe quelle interaction au sein de l’entreprise.

L’intégration sociale

La rencontre entre le freelance et sa nouvelle équipe est un moyen de faire connaissance de manière informelle, de s’intégrer et de poser les bases de la collaboration. C’est un moment privilégié, non seulement pour accompagner le freelance vers la réussite de la mission, mais aussi pour construire des liens et instaurer un climat de confiance. Selon Cécile Tuil, cette relation de confiance est au cœur de la relation freelance-entreprise : “le succès d’une mission c’est la relation de confiance : le freelance n’est pas contraint par une obligation ou une pression hiérarchique, on a choisi de travailler ensemble.”

L’accès essentiel aux outils technologiques 

Les outils utilisés dans le monde professionnel diffèrent d’une entreprise à une autre. À l’heure de la transformation numérique, les technologies ne manquent pas pour faciliter le travail collaboratif. A chaque besoin sa solution technologique. Pour des raisons de confidentialité, la nécessaire prise en compte des impératifs de cyber sécurité peut conduire les talents externes à devoir emprunter les outils numériques de l’entreprise. La maîtrise de ces éléments apparaît alors primordial, Cécile Tuil relate ce besoin : “nous donnons aux freelances un accès à l’intranet, à la communication interne, aux outils administratifs, aux plateformes de partage, etc. Les consultants indépendants sont des extensions de l’équipe, ils sont informés des messages importants”. 

Richard Yarsley partage la même vision : “nous avons mis en place certains process pour intégrer entièrement les consultants freelance au sein de l’équipe : Anne-Clémence, qui est freelance et qui collabore avec nous fait par exemple partie de notre Weekly Talent Meeting, elle a aussi accès à Slack, notre plateforme de communication collaborative interne et j’espère qu’elle pourra, un jour participer à un “Offsite” avec nous (nos séjours d’entreprise).”

II/ Le maintien de la relation  : étape essentielle au bon déroulement de la mission.

L’intégration du freelance se poursuit tout au long de la mission, le maintien de la relation est tout aussi important que l’onboarding. La collaboration peut faire l’objet d’un suivi pour que celle-ci se fasse dans des conditions optimales et propices à sa réussite. Il serait regrettable qu’un freelance n’ait pas atteint les objectifs attendus en raison d’un manque de communication ou de suivi. Assurer ce suivi permet justement de s’assurer du bon déroulement de la prestation. Vous pourriez même rejoindre la liste de leurs clients préférés, et les fidéliser pour de prochains contrats.

Le suivi de la progression de la mission

Ces points sont l’occasion de réaliser des bilans de façon régulière, ils permettent de suivre la progression du freelance tout au long de la collaboration. Les missions de freelancing impliquent que les objectifs soient non seulement définis mais aussi compris par les deux parties. Nadia, développeuse back-end et freelance sur Malt opère un suivi régulier de son avancée auprès de ses clients : “tous les jours nous faisons ce que nous appelons des “Daily”. Ce sont des micro-réunions qui nous permettent de passer en revue les choses qui ont été faites la veille, celles en cours et ce que nous avons prévu pour le lendemain. À la suite de ce Daily, nous envoyons un compte rendu à notre client. De cette manière, il sait exactement sur quoi nous travaillons, il n’y a pas de secret ni de zones d’ombres. S’assurer de la clarté des objectifs et de la bonne compréhension des résultats à atteindre permet d’éviter des déconvenues en fin de mission. Ces désagréments seraient chronophages non seulement pour le freelance mais représentent également une perte financière du côté de l’entreprise. 

Une Intégration quotidienne dans la stratégie globale de l’entreprise

Pour l’entreprise, la collaboration avec un consultant freelance part d’un besoin qui représente une image réduite d’un objectif plus global, à plus grande échelle. Chaque pôle de l’entreprise représente un microcosme qui œuvre pour un même but. Pour Cécile Tuil, intégrer le freelance au sein de la stratégie globale d’entreprise est primordial : “les freelances participent aux réunions d’équipe pour parler de leur feuille de route, présenter leurs missions en cours. Les projets sur lesquels ils travaillent s’inscrivent dans la stratégie de l’entreprise. Le fait de les intégrer dans la réflexion permet d’envisager cela comme un soutien à d’autres projets. Il y a cette idée très présente d’équipe étendue lorsque les consultants freelances sont présents à long terme”. 

III/ L’offboarding : l’intégration du freelance à l’amélioration de l’organisation interne de l’entreprise.

Les consultants freelances sont vecteurs, même après leur départ, de progression au sein de l’entreprise pour laquelle ils ont été missionnés. Ils complètent un savoir-faire et améliorent la capacité à innover par la transmission d’une partie de leurs compétences. Ils permettent, grâce à leurs retours et leur point de vue extérieur, de mettre l’accent sur les points organisationnels à améliorer en interne. 

Le feedback du consultant freelance 

Récolter les retours d’un freelance permet d’améliorer l’organisation de l’entreprise à travers le regard nouveau d’un talent extérieur à l’entreprise. Du fait de leur externalité, ils apportent une vision neuve à l’entreprise, moins hiérarchisée. Anne-Clémence Sire consultante freelance sur Malt ne manque pas à ce feedback : “ce qui est intéressant dans ma posture de consultante indépendante, c’est que je n’ai en quelque sorte “rien à perdre” à exprimer mon point de vue : je n’ai pas d’enjeu de promotion par exemple. Mon seul enjeu c’est de faire en sorte que l’entreprise réussisse à atteindre ses objectifs et de renforcer les process existants pour que les équipes puissent améliorer leur manière de travailler. Je ressens le fait de ne pas avoir de hiérarchie comme un espace de liberté. Je peux m’exprimer d’une façon plus objective”. Il peut notamment se matérialiser par un rapport d’étonnement qui est un questionnaire qui invite la nouvelle recrue à se placer dans une posture d’observateur, et à communiquer ce qui mériterait d’être maintenu ou changé. 

La pollinisation des compétences 

En plus de leurs compétences techniques ou “hard skills”, les consultants freelances mettent  leurs “soft skills” au profit des entreprises. Car les freelances sont des profils expérimentés, d’après notre étude Freelancing in Europe 2021 réalisée en collaboration avec le BCG, 50% d’entre eux sont indépendants depuis au moins 5 ans en France, 9 ans pour l’Allemagne et 6 ans pour l’Espagne. Leur carrière leur a permis d’appréhender plusieurs missions, de différentes durées, dans des contextes et secteurs variés. Ils ont donc acquis des méthodes de travail et d’innovation très diverses, qu’ils vont venir diffuser au sein de l’entreprise avec laquelle ils travaillent. Jean-David Chamboredon, CEO de ISAI et Founding Board Member de France Digitale appelle cela la « pollinisation de l’innovation” : les freelances sont comme des abeilles qui viennent diffuser l’innovation et la culture digitale au sein des entreprises. En plus de cela, les consultants freelances consacrent en moyenne plus d’une demi-journée par semaine à l’auto-formation, un effort qui leur permet de rester constamment à la pointe de leur art !