En tant que Chief Financial Officer, Nicolas Roux a deux missions : trouver les bonnes expertises pour permettre à ses équipes d’accélérer leurs projets et superviser la gestion administrative et financière de l’entreprise. En passant par Malt, c’est chose faite. Il a accès à un large vivier d’experts des métiers de la finance allant du contrôleur de gestion au spécialiste en recouvrement, et dispose de puissants outils de gestion pour surveiller et optimiser les dépenses de tous les employés de Malt qui utilisent quotidiennement la marketplace. Il nous raconte. 

Au sein de Malt, plus de 95% des équipes travaillent avec au moins 1 freelance que ce soit au légal, au marketing, dans les ressources humaines, ou encore au produit. L’herbe n’est pas toujours plus verte chez le voisin et Malt est donc bien évidemment un fidèle client de Malt. À travers notre série d’entretiens « How Malt uses Malt » : nous donnons la parole aux employés de Malt qui nous expliquent comment et pourquoi ils collaborent avec des consultants indépendants.

Hello Nicolas, peux-tu te présenter et nous expliquer ton rôle chez Malt ? 

Je suis Nicolas Roux, Chief Financial Officer de Malt depuis 4 ans. Je suis en charge du pilotage des ressources financières de l’entreprise dans les 3 pays (France, Espagne et Allemagne) en étroite collaboration avec Vincent Huguet (cofondateur de Malt), Alexandre Fretti (CEO de Malt), les actionnaires, les investisseurs et les banques. Je supervise les fonctions classiques d’un service financier que sont la comptabilité, le contrôle de gestion et la trésorerie. Je supervise également l’équipe Finance Operations qui administre les projets financiers (plateforme de paiement, partenaire d’affacturage), administre les flux financiers qui interviennent sur la marketplace Malt entre les freelances et les clients. Enfin, je collabore avec l’équipe Produit pour rendre l’expérience de facturation et de paiements la plus fluide possible pour notre communauté de freelances et pour nos clients. 

Dans quel contexte as-tu besoin de faire appel à des freelances ? 

Comme n’importe quel service opérationnel, nous faisons appel à des freelances dans plusieurs cas de figure. Premièrement, lorsqu’il y a une recrudescence ponctuelle d’activité. Ensuite, pour pallier les difficultés de recrutement. Il est en effet parfois difficile de recruter certains postes en finance en CDI et avoir des freelances experts nous permet de continuer à avancer sur nos projets en attendant de trouver le candidat idéal. Et enfin, nous faisons appel à des freelances pour trouver les expertises que nous n’avons tout simplement pas en interne. J’ai par exemple récemment fait appel à un expert en modélisation financière pour nous aider à revoir et à optimiser notre business plan d’ici à 5 ans. C’était des compétences sur lesquelles l’équipe avait besoin d’être challengée et avoir un regard externe nous a beaucoup aidé.

Trouves-tu facilement des freelances experts dans les métiers de la finance sur Malt ? 

Si sur Malt on trouve un grand nombre de métiers liés à la tech, la data ou au marketing, il y a de plus en plus d’experts de la finance. Il y a des CFO à mi-temps, des experts comptables, des experts en levée de fonds, en business plan, des experts administratifs, etc. Aujourd’hui ces métiers sont suffisamment représentés sur Malt et je n’ai jamais rencontré de problème pour trouver la bonne compétence et la bonne personne. La migration des métiers de la finance vers le freelancing est en train de s’opérer. 

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Comment choisis-tu le freelance avec lequel tu collabores ? 

Comme lorsqu’on recrute un salarié, il faut déjà bien cadrer la mission et savoir pourquoi on fait appel à un consultant freelance. En effet, puisque l’onboarding se fait sur un temps plus réduit – 3 jours pour un freelance versus 1 semaine complète pour un salarié chez Malt – si la mission n’est pas suffisamment cadrée dès le début, on prend le risque de mettre à mal la collaboration. 

Ensuite, au sein de l’équipe Finance, on choisit les freelances en fonction de leur expertise, des références et des expériences passées au sein de structures similaires à la nôtre. Je vais en effet souvent chercher des freelances qui ont travaillé au sein de scale-ups. 

Un autre point à ne pas négliger : peu importe les freelances avec qui on collabore, je m’assure toujours qu’il y ait une bonne entente avec l’équipe. 

Et, forcément en tant que financier, la notion de prix reste importante. 

En quoi la collaboration avec un freelance est-elle différente de celle que tu peux avoir avec un salarié ? 

Les freelances avec qui nous collaborons sont des experts dans leur domaine et ils mettent très peu de temps à s’approprier les sujets sur lesquels nous les sollicitons. C’est d’ailleurs précisément pour cela que nous faisons appel à eux. Ils sont également là pour nous challenger donc forcément la relation est différente. La durée des missions est définie. Et, comme je le disais, on est sur un process d’onboarding qui est différent entre un freelance et un salarié. 

Sur les aspects qui sont à l’inverse similaires entre les salariés de Malt et les freelances, c’est l’autonomie qu’on laisse à chacun pour organiser sa journée et ses missions. Les idées et les avis des freelances qui travaillent avec nous comptent autant que ceux des salariés en interne.

Quels sont selon toi les critères de réussite d’une collaboration freelance-entreprise  ? 

D’abord, de bien cadrer les contours de la mission dès le départ : le freelance a une expertise, il n’y a pas besoin de lui dire comment exécuter la mission, c’est généralement lui qui dessine son plan d’action. En revanche, pour que les deux parties soient satisfaites du résultat, il faut bien définir les grands objectifs et les livrables attendus, c’est essentiel pour conduire à la réussite de la mission. Il faut ainsi bien expliquer pourquoi on fait appel au freelance, présenter le contexte, l’équipe, etc.

Ensuite, il faut bien intégrer le freelance au reste de l’équipe, aux personnes avec qui il collabore dans le cadre de sa mission, c’est très important pour mettre le freelance dans une position de succès. J’aurais du mal à me dire qu’un freelance va faire du super travail s’il est dans son coin et qu’il ne connaît personne d’autre que celui avec qui il effectue la mission. Il n’a pas forcément besoin d’avoir une vision globale de l’entreprise mais de comprendre comment elle fonctionne, à minima quels sont ses process généraux et qui sont les personnes qui collaborent avec celui qui l’a mandaté, cela me paraît aussi important et facteur de succès. 

Et enfin, le freelance doit aussi pouvoir être rassuré sur le fait qu’il sera payé rapidement et que tout sera fait pour lui éviter les points de friction administratifs. Le fait que cette partie soit entièrement assurée c’est aussi mettre le freelance en relation de confiance et faire en sorte qu’il soit dédiée à sa mission. 

Quand on parle de freelancing, quelles sont les problématiques auxquelles fait face un service financier d’une entreprise ?

Un service financier va vouloir s’assurer que les freelances qui sont sollicités au sein de l’entreprise sont en conformité d’un point de vue légal, que leurs déclarations sont à jour, qu’ils disposent d’une assurance RC Pro et ont une mission, un périmètre d’intervention bien cadré pour éviter les éventuels risques de requalification. 

En savoir plus sur les risques de requalification

D’un point de vue dépenses, la finance va vouloir s’assurer que les équipes opérationnelles ont recours à des freelances au bon niveau de prix, ni trop élevé, ni trop faible. Il ne faut en effet pas chercher à tout prix à avoir le freelance le moins cher possible. 

Qu’est-ce qui te plaît le plus dans le fait de passer par Malt ?

En tant que CFO, Malt est d’un confort absolu. L’an dernier, nous avons fait appel à plus de 80 freelances et honnêtement s’il n’y avait pas Malt, je ne sais pas comment nous aurions fait. Passer par la marketplace simplifie et permet de résoudre toutes les éventuelles difficultés liées au recours aux freelances. 

Via Malt, nous pouvons enregistrer dans notre système comptable un seul fournisseur pour l’ensemble des missions freelances, un seul RIB et un seul compte de facturation. Habituellement, les entreprises doivent enregistrer chaque freelance et effectuer les paiements sur chaque compte. C’est un travail extrêmement long et fastidieux. 

Grâce à l’outil Malt Insights, le service financier peut aussi connaître en un seul clic ses dépenses sur l’année. Cela permet d’avoir une vision globale des dépenses : savoir combien l’équipe IT a dépensé pour ses ressources freelances, l’équipe marketing, etc. 

C’est aussi un gain de temps dans l’analyse qui est extrêmement précieux. Le volet contrôle et administration de l’outil est aussi très puissant : je peux ainsi contrôler les dépenses des équipes opérationnelles et avoir un droit de regard sur les devis. Grâce à un système d’alertes nous pouvons aussi contrôler la durée des missions des freelances et ainsi éviter les risques de requalification.