À la tête des opérations de l’Espagne et du légal chez Malt, Quentin a eu à plusieurs reprises l’occasion de monter des équipes de A à Z. Plutôt que d’attendre 6 mois pour recruter un manager qui va monter une équipe, ou de gérer lui-même cette dernière en plus de ses autres responsabilités, Quentin a souvent privilégié la collaboration avec un consultant freelance. Une ressource senior, expérimentée et immédiatement opérationnelle, qui lui permet de répondre à ses objectifs de croissance. Il nous raconte. 

Au sein de Malt, plus de 95% des équipes travaillent avec au moins 1 freelance que ce soit au légal, au marketing, dans les ressources humaines, ou encore au produit. L’herbe n’est pas toujours plus verte chez le voisin et Malt est donc bien évidemment un fidèle client de Malt. À travers notre série d’entretiens « How Malt uses Malt » : nous donnons la parole aux Malters qui nous expliquent comment et pourquoi ils collaborent avec des consultants indépendants.

Hello Quentin, peux-tu te présenter et nous expliquer ton rôle chez Malt ? 

Je suis Quentin, le Chief Operating Officer de Malt. J’ai rejoint Malt en 2015 lorsque nous n’étions encore qu’une équipe de 5 personnes. Mon rôle a évolué au fil des années, mais au départ j’ai vraiment été “touche à tout” : je me suis occupé de la partie financière (levées de fonds, business plan, comptabilité), des ressources humaines, j’ai également été en charge des équipes commerciales, du légal, des lancements internationaux, de l’équipe Community, etc. Nous avons recruté au fur et à mesure les personnes compétentes sur ces différents postes et désormais je me concentre sur ce qu’on appelle les “Business Operations” c’est-à-dire tout ce qui concerne les processus, la stratégie, les outils et la BI (Business Intelligence). Je suis aussi et surtout responsable de l’Espagne. Je gère une équipe de 25 personnes sur place et je me déplace une semaine sur deux à Madrid.

Pour quels types de missions fais-tu appel à des freelances ? 

1/ Pour du management d’intérim 

En tant que Sales Ops, nous sommes régulièrement amenés à monter des équipes de A à Z. C’était par exemple le cas lorsque nous avons créé la première équipe d’Account Executives chez Malt. Nous avons également participé à la création de l’équipe Community, et de l’équipe Sourcing, qui a vu le jour il y a seulement un an et demi. 

Quand on décide quelque chose dans une startup, il faut aller vite. Le succès d’une entreprise de notre taille c’est l’agilité et la rapidité d’exécution. Une fois la décision prise, nous devons monter l’équipe en moins d’un mois. Nous avons donc besoin de personnes rapidement opérationnelles, que ce soit des intérimaires ou des freelances. Nous faisons davantage appel à l’intérim pour trouver ce qu’on appelle des “cols bleus” : support clients, commerciaux  juniors, métiers administratifs, etc. Les freelances font eux partie de la famille des “cols blancs” c’est-à-dire des métiers du conseil : des analystes, des recruteurs ou des consultants. En fonction des équipes que l’on souhaite créer, nous sommes amenés à choisir entre ces deux profils.

Pour créer les équipes d’Account Executives par exemple, nous nous sommes tournés vers les agences d’intérim car les commerciaux y sont souvent représentés, alors que pour l’équipe Sourcing, nous sommes allés chercher du côté des freelances. C’est Hélène Palluau, aujourd’hui Head of Sourcing chez Malt, à l’époque consultante freelance en conduite du changement, qui nous a aidé à structurer cette équipe. Quand nous avons commencé cette collaboration, l’équipe Sourcing était alors composée de 5 personnes et cela devenait trop compliqué de faire gérer cette équipe par quelqu’un qui avait déjà un travail à temps plein ! Après plusieurs semaines d’entretiens j’ai choisi de chercher moi même un freelance sur Malt. En y repensant, je me sens bête de ne pas avoir fait ce choix tout de suite. Le jour où Hélène est arrivée a été un immense soulagement. Elle a très rapidement mis en place des process efficaces (suivi de la performance, formation, etc.). L’histoire s’est répétée avec Olivier Girardot, notre actuel Head of Data, qui était à l’époque consultant freelance et avec qui nous avons collaboré pendant 6 mois avant qu’il ne rejoigne les équipes en tant que salarié. 

Le management d’intérim via le freelancing est très utile pour une startup qui grandit vite : nous pouvons faire appel rapidement à des personnes compétentes sans ralentir la croissance de la société. Les consultants freelance sont experts dans leurs domaines, ont des années d’expériences et savent donc parfaitement structurer des équipes. Si on trouve un salarié rapidement, tant mieux ! Mais honnêtement il faut être réaliste, recruter un manager prend plusieurs mois. Maintenant je n’hésite plus, je trouve un freelance le jour où j’ouvre le poste. 

Collaborer avec un consultant freelance va également changer la manière de fonctionner en interne : les consultants freelance viennent pour une mission dont la durée est définie. Ils ont un client et non un supérieur hiérarchique. Le freelance sera souvent plus à l’aise pour dire “non” et exprimer librement ce qu’il pense. Ils n’ont pas ce frein naturel qu’un salarié peut avoir vis à vis de sa hiérarchie, ils osent challenger et leur parole est plus libre. Par ailleurs, ils arrivent avec un bagage riche en expériences. Ils ont vu plusieurs organisations et ont de bons réflexes pour identifier les pièges à éviter. De réels avantages, qui servent l’intégralité de l’entreprise.

2/ Pour accélérer la croissance 

Ensuite en tant que Country Manager en Espagne, je fais régulièrement appel à des consultants freelance pour occuper certaines fonctions que nous n’avons pas encore, du fait de la taille encore “réduite” de l’équipe (Malt à Madrid c’est aujourd’hui 25 salariés). Que ce soit pour organiser des événements, de la formation interne, de la traduction, pour les relations presse ou le marketing : les freelances nous accompagnent tout au long de l’année. Lorsqu’on lance une entreprise sur un nouveau territoire, le budget marketing n’est au départ pas très élevé et avoir quelqu’un à temps plein n’est pas toujours pertinent. Être accompagné par un consultant freelance sur ce poste une journée par semaine est beaucoup plus efficace. 

Autre exemple, l’équipe Ops croulait sous les analyses, on a donc décidé de prendre un Data Analyst en freelance pour nous aider sur cette partie. 

3/ Pour des tâches ponctuelles  

Enfin, je fais aussi appel à des freelance pour soulager mon agenda. Lorsque je ne trouve pas le temps de travailler sur un sujet précis. Par exemple, lorsque j’écris un article, je vais collaborer avec un freelance pour la traduction ou l’illustration de ce dernier. Cela peut être des missions assez simples mais qui me prendraient beaucoup de temps. Je m’étais par exemple rendu compte que nous n’avions pas de message sur le répondeur Malt, j’ai fait appel à un freelance spécialisé dans la création de voix off et en quelques jours nous avions un super répondeur.

Comment choisis-tu le freelance avec lequel tu collabores ? 

Pour sélectionner un consultant freelance sur Malt, je vais d’abord aller regarder en détail son profil et passer en revue ses expériences. Ensuite, lorsque j’engage une discussion, je suis attentif aux questions qu’il va me poser sur le projet et bien sûr au feeling que nous allons avoir dès les premiers échanges. Je ne contacte généralement jamais plus de 2 ou 3 freelances pour une mission. Cela ne sert à rien d’en solliciter plus, je ne pourrais pas répondre à leurs questions et en plus, je trouve généralement mon bonheur assez rapidement.  

Je regarde également si le freelance a déjà travaillé avec un salarié Malt. Le filtre : “Freelance de mon entreprise” disponible sur Malt est très utile et permet aux entreprises de savoir si tel ou tel freelance a déjà effectué une mission avec leurs collaborateurs. La recommandation est importante et permet d’aller encore plus vite. Par exemple, choisir un designer qui a déjà travaillé sur nos présentations va me faire gagner beaucoup de temps car il ou elle sera déjà à l’aise avec notre “design system”.

Quels sont selon toi les critères indispensables pour une bonne relation freelance-entreprise ? 

La communication est la clé : le consultant freelance ne doit d’ailleurs pas hésiter à poser des questions avant même le début de la mission, c’est selon moi un signe de maîtrise du projet. Mais de manière générale, l’onboarding d’un freelance est plus simple que celui d’un salarié. Les freelances sont en effet habitués à travailler de mission en mission, ce sont des ressources plus “plug and play” qui s’adaptent très vite à de nouveaux environnements. Lorsqu’un salarié rejoint une entreprise, il démarre de zéro, il n’a d’ailleurs même pas d’équipements, quand un freelance va être lui immédiatement prêt à commencer. Pour assurer une bonne collaboration avec un consultant freelance, il faut toutefois prendre le temps de bien poser le cadre de la mission : être très clair sur les livrables attendus et sur la deadline. 

Ensuite, il est important de maintenir la relation tout au long de la mission, il n’y a rien de pire que l’effet “tunnel” où le client ne sait pas ce qu’il se passe et où les avis peuvent commencer à diverger. Cela s’organise de manière très simple, il peut s’agir d’un email ou d’un appel tous les deux jours pour discuter de l’avancée du projet.

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