Un informe o briefing es un documento que explica los detalles de un proyecto. Aunque se emplea principalmente para definir la colaboración entre los clientes y sus proveedores externos de servicios (como agencias o freelance), también es útil para cuadrar los proyectos internos de una empresa.

Así, este documento reúne el punto de vista de los promotores del proyecto (normalmente, superiores jerárquicos o clientes) y tiene la vocación de ser compartido con el equipo encargado de darle vida (los freelance o empleados).

¿Por qué es necesario redactar un informe para cada proyecto?

Cuando hablamos de prestación de servicios, ¡hay que ser consciente de que cada profesional funciona con un método de trabajo totalmente diferente al de sus colegas!

Por este motivo, las entregas de servicios recibidas pueden variar significativamente según los hábitos y el estilo de la persona encargada del proyecto.

El informe sirve para responder a este problema, ya que define los resultados previsibles de un proyecto de manera uniforme y de acuerdo con las necesidades precisas de la compañía.

En la práctica, el informe guía a cada una de las partes interesadas al facilitarles: 

  • Acordar las expectativas y responsabilidades de cada uno durante todo el proyecto;
  • Trabajar con la mayor autonomía posible hasta la entrega del material solicitado;
  • Evaluar con exactitud el desempeño de las tareas, puesto que los criterios de satisfacción han sido definidos previamente;
  • Evitar los malentendidos, los desacuerdos y los conflictos

¿En qué consiste un informe eficaz?

¿Cuál es el objetivo de un informe? Lograr el éxito de un proyecto colectivo, conseguido en equipo o implicando a varias partes interesadas.

Una comunicación fluida a lo largo de todo el proyecto

Contando con un informe eficaz, no hay espacio para las ideas imprecisas o subjetivas. Los elementos lingüìsticos y la jerga profesional se definen y quedan aclarados.

Los freelance y los clientes se apoyan en unas reglas de colaboración concretas, en lugar de en los tradicionales intercambios de información oral o por email.

Un acuerdo sobre la visión global del proyecto;

Todas las partes interesadas se comprometen con los objetivos esperados, así como con la definición de éxito del proyecto aportada. Por tanto, el informe permite comprender los criterios que harán que el proyecto se lleve a buen término.

Los resultados esperados se deben detallar al máximo, con conceptos tangibles (cifras, formatos o cantidades, por ejemplo).

Un reparto de responsabilidades entre cada miembro del equipo;

El informe precisa en detalle lo que se espera que los proveedores entreguen. Al mismo tiempo, define los términos de implicación de los clientes cuando su involucración es necesaria para conseguir acabar el proyecto.

Además, el informe fija todas las contrapartidas y compensaciones acordadas antes de que el proyecto arranque. Esto permite eludir cualquier malentendido sobre los presupuestos y la carga de trabajo de los proveedores (freelance o agencias).

¿Cómo hacer un buen briefing?

Hay que tener en cuenta que cada informe es único, puesto que se refiere a un proyecto específico. Sin embargo, siempre puedes emplear una plantilla o un modelo como guía. Eso sí, debes adaptarlo para cada caso concreto.

Una hoja de informe es un documento de entre una y dos páginas que reúne los elementos principales del proyecto; como el nombre, las fechas clave, el equipo implicado, el presupuesto total, los objetivos, las tareas por hacer y…, en definitiva, lo que se espera que sea entregado.

No dudes en solicitar a tus proveedores de servicios la lectura del informe y sus propuestas de modificación si son pertinentes. Ellos también pueden aportar su punto de vista como expertos en la materia para cuadrar el proyecto.

¿Cómo se puede detallar un informe cuando los objetivos son relativos?

Hay veces en que los objetivos de un proyecto se refieren a aspiraciones, gustos personales, modas e incluso estilos.

Este suele ser el caso al trabajar en áreas creativas. Tomemos los ejemplos de una traducción, del diseño de un logo o incluso la redacción de un libro: la valoración del resultado puede variar de un interlocutor a otro.

Pensando en otro sector de actividad: el de la venta y el marketing. Los resultados generados por una campaña de promoción se pueden juzgar como adecuados para el objetivo o cómo insuficientes, según sean las exigencias de su promotor.

Y los proyectos técnicos tampoco se quedan atrás. La mayor parte de los servicios de ingeniería se asienta sobre sistemas ya existentes. Por lo tanto, será necesario describir las decisiones tomadas en el pasado para mantener una cierta continuidad entre las soluciones desarrolladas anteriormente y las nuevas.

En estos tres casos, se necesita adaptar el informe para ponerse de acuerdo en los criterios de aceptación (y de éxito) del proyecto.

¿Cómo hacer un informe de marketing?

En este tipo de informes se debe subrayar:

  • La estrategia que se va a emplear (canales utilizados, tipos de campañas); 
  • Los objetivos (visibilidad, ingresos, generación de leads);
  • Los indicadores de desempeño que debemos monitorizar y su progresión esperada (cuantificada en volumen, cantidad, variaciones y porcentajes).

Atención: para este tipo de proyecto, no se puede responsabilizar del riesgo de la misión únicamente al componente del talento. Los malos resultados de una acción de marketing pueden estar ligados a otros factores (una oferta inadecuada, una asignación de precios errónea, fallos informáticos, etcétera).

¿Cómo hacer un informe creativo?

Para acordar qué estilo se debe adoptar, puedes:

  • Estudiar el portfolio y los trabajos realizados anteriormente por los talentos que estás pensando en reclutar;
  • Añadir ejemplos visuales a tu informe;
  • Planificar fases intermedias de validación para llegar a acuerdos (conceptos, colores, léxico, contextos, mockup…);
  • Solicitar el envío de ficheros en formatos modificables que puedan ser actualizados internamente en el futuro (para seguir las tendencias). 

Atención: reflexiona sobre la cuestión de la propiedad intelectual desde el momento de la redacción del informe. Este criterio puede tener un impacto notable en el presupuesto del proyecto.

¿Cómo hacer un informe técnico?

Para que funcione una colaboración con desarrolladores de sitios de internet, aplicaciones o soluciones informáticas, es necesario reflejar en el informe estas cuestiones:

  • Las distintas opciones sobre entornos y lenguajes de programación;
  • Un acceso a un pliego de especificaciones o a un archivo de actividad según la metodología utilizada (Gantt, Kanban, Scrum…);
  • Una descripción de los procesos de desarrollo (preproducción, control de calidad, producción);
  • El reparto de tareas una vez que el proyecto técnico sea entregado (test, iteraciones y fase de mantenimiento);
  • Detalles sobre potenciales carencias técnicas que puedan tener un impacto en el proyecto.

¡Algunos errores que debes evitar en tu briefing!

Veamos los cinco pecados capitales de la creación de un informe:  

Error #1: el briefing limita la creatividad del proveedor.

La frontera entre el ajuste fino de un proyecto y la microgestión del talento es muy delgada. Es recomendable que dejes un margen de maniobra para los expertos que van a acompañarte durante tu proyecto.

Si lo haces así, estos pueden sorprenderte gratamente aportando un punto de vista nuevo sobre el trabajo, además de otras ideas alternativas.

Error #2: cambiar el briefing con el proyecto en marcha.

Tu equipo debe ser razonablemente flexible y tener en cuenta los cambios. Sin embargo, un viraje demasiado brusco sobre las líneas trazadas para las tareas ya definidas puede dar al traste con el proyecto. Ten en cuenta qué, bastante a menudo, será necesario que vuelvas a empezar desde cero a partir de nuevos informes, de otros presupuestos…, ¡incluso de diferentes equipos!

¿Y si quieres analizar los cambios que se dan en el mercado y así adaptar continuamente el proyecto a tu negocio mientras dure el contrato con tus proveedores? En ese caso, piensa en metodologías agile, como Scrum. De este modo, tu proyecto será distribuido en diferentes ciclos, denominados sprints, que irán acompañados de su correspondiente briefing cada vez.

Error #3: el documento está lleno de jerga profesional.

Es conveniente utilizar una semántica sencilla y ser pedagógico en los informes. Seguramente, ciertas palabras empleadas en tu industria o tu profesión te parecen muy claras. Sin embargo, el equipo del proyecto puede interpretarlas de acuerdo con otras definiciones.

Considera explicar cada concepto, ya sea por escrito o a través de una llamada, para asegurarte de que el resultado esté a la altura de tus expectativas.

Error #4: un desacuerdo sin resolver en el briefing al comienzo del proyecto.

Para que el briefing sea legítimo (y por tanto, eficaz), debe ser validado por todas las partes implicadas.

En primer lugar, tu equipo interno debe estar alineado con el contenido de la tarea. Después, el documento debe ser comunicado a los proveedores de servicios para que acepten el proyecto o negocien algunas modificaciones.

¡Nunca comiences una tarea sin que haya un acuerdo sobre el briefing!

Error #5: mucha gente que toma decisiones participa en el proyecto sin estar en la misma línea de acción.

No es nada raro que haya varios clientes y distintos profesionales trabajando simultáneamente en el mismo proyecto. En ese caso, considera establecer un interlocutor único para cada una de las partes. Esta persona de referencia deberá centralizar las consignas, consolidar los cambios propuestos y permitir a los equipos avanzar con el mismo nivel de información, a pesar de las posibles modificaciones que tengan lugar.

  • 7 preguntas que debes hacerte para redactar un briefing de manera eficaz:

  • ¿Cuáles son los objetivos del proyecto?

  • ¿Los medios puestos a disposición son suficientes para poder satisfacer esos objetivos?

  • ¿Esos objetivos son realistas? (márgenes, plazos y resultados esperados)

  • ¿Quién va a ser el interlocutor principal, encargado de seguir, coordinar y validar la tarea junto con el proveedor?

  • ¿Cómo saber si una entrega responde a las expectativas?

  • ¿En qué consisten las entregas esperadas? (Formato, cantidad, criterios de aceptación)

  • ¿Cuál es el perfil ideal para este proyecto? (Retrato robot del profesional que debes reclutar)

¡Habrás notado que la elección de un proveedor aparece en la última posición! Así aclararás al máximo tu visión sobre el proyecto, antes de hacer intervenir a un equipo externo en él.

Más tarde, en una segunda fase, puedes invitar a los distintos profesionales que están a cargo del trabajo a que propongan nuevas vías para su mejora.

¿Cómo redactar el informe perfecto con Malt?

Antes de tomar cualquier decisión, contar con un informe sólido te asegurará elegir a la persona apropiada para tu proyecto. La integración de ese talento en tu trabajo te será mucho más sencilla si has preparado con anterioridad una lista con todas tus necesidades.

Ya sea para una tarea corta o una de larga duración, obtendrás más beneficio de la experiencia si creas previamente un informe para tus colaboraciones a través de Malt.

Una vez que tengas el documento redactado, podrás acceder a tres opciones:

Opción 1 : pasa directamente a la fase de búsqueda a través de la plataforma.

En este caso, podrás elegir los criterios de tu búsqueda, como el área profesional, la disponibilidad horaria, la experiencia o la zona geográfica que necesitas.

Pista: las opiniones de otros clientes, visibles en los perfiles de los proveedores, pueden ayudarte en tu elección.

Opción 2 : revisar los perfiles de los profesionales que ostentan las competencias o experiencia que encajan con tu briefing.

Al introducir palabras clave en la barra de búsqueda, se te proporcionará una sugerencia de profesionales. Contacta con aquellos que parecen capaces de proporcionarte su colaboración, para después perfilar los últimos detalles del proyecto juntos. Esta alternativa es ideal para los proyectos creativos, técnicos o de venta/marketing.

El resultado de la búsqueda se resaltará según las preferencias individuales elegidas (métodos, estilo, escuelas de pensamiento). En este caso, las opciones escogidas por cada profesional contarán lo mismo -en el resultado de la búsqueda- que su capacidad para realizar el trabajo.

Opción 3 : si ignoras el nombre de la profesión y/o de las competencias necesarias para construir tu briefing.

Para esta posibilidad, haz una hoja de informe con tus propias palabras y tu idea sobre lo que necesitas. A continuación, podrás contactar con un consultor de Malt para terminar tu proyecto de reclutar freelances.

Sources