Du bist in einem Angestelltenverhältnis und überlegst Freelancer*in zu werden, um an Flexibilität und Verdienst zu gewinnen? Der Einstieg als Freelancer*in unterliegt in Deutschland keinen komplizierten Bedingungen. Allerdings gibt es einige steuerliche Fragen und verschiedene Anforderungen, die Du im Vorfeld beachten solltest.

1. Voraussetzungen und Bedingungen als Freelancer*in

Wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnehmen möchte, muss sich zunächst einen Überblick über die gesetzlichen Voraussetzungen verschaffen. An dieser Stelle sind steuerliche Erfassungen beim Finanzamt und ggf. Mitteilungen bei den Sozialversicherungen gemeint. Wir verschaffen Dir mit den folgenden Abschnitten einen detaillierten Überblick:

Steuerliche Erfassung beim Finanzamt

Unabhängig vom Umfang der ausgeübten freiberuflichen Tätigkeit, muss dem zuständigen Finanzamt eine Meldung über Einkünfte aus selbstständiger Arbeit vorliegen. Dies gilt auch für Freiberufler*innen, die als Arbeitnehmer*in ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis haben und die freiberufliche Tätigkeit nur nebenberuflich ausüben möchten. Die steuerliche Erfassung beim Finanzamt erfolgt über einen Fragebogen, der ausgefüllt und unterschrieben an die Behörde versendet werden muss. Anschließend vergibt das zuständige Finanzamt eine Steuernummer. Für diesen Vorgang gewährt die Finanzbehörde einen Zeitraum von vier Wochen nach Aufnahme der selbstständigen Arbeit. Sobald die steuerliche Erfassung erfolgt ist, steht der Berechtigung, Rechnungen zu schreiben nichts mehr im Wege. 

Krankenkasse und Pflegeversicherung

In Deutschland gilt für alle Bürger*innen eine allgemeine Krankenversicherungspflicht. Für hauptberufliche Freelancer*innen bedeutet dies, dass Krankenversicherungsbeiträge jeden Monat selbst zu entrichten sind. Die Höhe des monatlichen Beitrags an die gesetzliche Krankenversicherung ist ähnlich wie bei Angestellten, abhängig von den finanziellen Einnahmen. Wer bei einer freiberuflichen Tätigkeit bei null anfängt, wird mit dem gesetzlichen Krankenkassenmindestbeitrag, der abgerundet bei 200 € liegt, rechnen müssen. Der zu entrichtende Beitrag beinhaltet auch eine verpflichtende Zahlung an die gesetzliche Pflegeversicherung. Freiberufler*innen, die bereits Erfahrung und Netzwerk mitbringen und mit hoher Wahrscheinlichkeit überdurchschnittliche Einnahmen erzielen, werden auch höhere Beiträge an die gesetzliche Krankenkasse entrichten müssen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit sich bei einer privaten Krankenkasse zu versichern. An dieser Stelle gilt aber eine sorgfältige Analyse zur Beitragsstruktur sowie einer Prüfung zu gesundheitlichen und finanziellen Beitrittsvoraussetzungen. 

Rentenversicherung

Die meisten Selbstständigen sind durch den Gesetzgeber von einem verpflichtenden Rentenversicherungsbeitrag befreit. Allerdings macht der Gesetzgeber in bestimmten Berufsgruppen einige Ausnahmen: Freiberufliche Lehrer*innen oder Erzieher*innen sind rentenversicherungspflichtig und müssen demnach monatliche Beiträge an die gesetzliche Rentenversicherung zahlen. Wer eine vollumfängliche freiberufliche Tätigkeit anstrebt, sollte im Vorfeld überprüfen, ob die Berufsgruppe von einer Rentenversicherungspflicht befreit ist. Andernfalls sind weitere fixe Aufwendungen in der Budgetplanung zu berücksichtigen. 

Arbeitslosenversicherung

Entgegen einer Beitragspflicht bei Arbeitnehmer*innen, beruhen Zahlungen zur Arbeitslosenversicherung bei Freiberufler*innen auf Freiwilligkeit. 

Freiberufliche Tätigkeit als Nebenerwerb

Wenn du eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmst und deine sozialversicherungspflichtige Arbeit beibehältst, werden die Sozialkassen weiterhin über das Angestelltenverhältnis bedient. In diesem Fall bedarf es in der Regel keiner weiteren Zahlung an die Krankenkasse oder Rentenversicherung. Als nebenberuflich Selbstständiger sind lediglich die steuerliche Erfassung beim Finanzamt und die daraus resultierenden steuerlichen Verpflichtungen zu beachten. 

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2. Welche Steuern muss ich als Freiberufler*in zahlen?

Als Freiberufler*in ist eine vorausschauende Analyse der anstehenden steuerlichen Abgaben sehr wichtig. Schließlich landen bei Selbstständigen verlockend hohe Summen auf dem Konto, die sich zunächst als vollständige Nettoeinnahme anfühlen. Doch das Finanzamt möchte am Ende eines Geschäftsjahres einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben (Einnahmenüberschussrechnung) haben, um anstehende Steuerabgaben zu ermitteln. 

Einkommenssteuer  

Sobald die Einstufung als Freiberufler*in beim Finanzamt erfolgt ist, besteht eine Einkommenssteuerpflicht. Die Höhe der Einkommenssteuer ist sehr stark abhängig vom erzielten Umsatz bzw. dem daraus resultierenden Gewinn. Das Steuersystem in Deutschland wird als progressiv bezeichnet. Das heißt, dass der persönliche Steuersatz steigt, sobald der Gewinn höher ausfällt. 

Gewerbesteuer

Selbstständige bzw. Existenzgründer müssen ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden und demzufolge auch Gewerbesteuer zahlen. Freiberufler*innen sind von der Gewerbeanmeldung befreit und zahlen demnach auch keine Gewerbesteuer. Ob die ausgewählte Tätigkeit ein freier Beruf ist, bewertet das zuständige Finanzamt. In der Regel gelten wissenschaftliche, erzieherische, schriftstellerische oder künstlerische Tätigkeiten als freie Berufe.  

Umsatzsteuer

Aus rein wirtschaftlicher Sicht handelt es sich bei der Umsatzsteuer um die Mehrwertsteuer. Die Mehrwertsteuer muss in Deutschland auf beinahe alle Waren und Dienstleistungen entrichtet werden. Der Regelsteuersatz der Umsatzsteuer liegt bei 19 %. Abhängig von der Art des freien Berufs, kann der Regelsteuersatz auch variieren. So gilt beispielsweise für schöpferische Tätigkeiten ein Umsatzsteuersatz von 7 %. Die entsprechende Umsatzsteuer ist auf der Rechnung unter den deklarierten Leistungen hinzuzufügen. Dieser zusätzliche Betrag wird schlussendlich an das Finanzamt abgeführt. 

Ausnahme: Wer im ersten Geschäftsjahr noch nicht mit hohen Einkünften rechnet, kann beim Finanzamt eine Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. beantragen. Die Kleinunternehmerregelung beläuft sich auf einen jährlichen Umsatz, der unter 17.500 € liegt. Gerade Personen, die einen freiberufliche Tätigkeit vorübergehend oder dauerhaft als Nebenberuf ausüben, können von der Kleinunternehmerregelung profitieren. In diesem Fall sind die Freiberufler*innen gänzlich von der Umsatzsteuer befreit. Der Mehrwertsteuerbetrag ist folglich auch nicht auf der Rechnung auszuweisen. Allerdings bedarf es auf der Rechnung einen Hinweis zu § 19 UStG., um dem Rechnungsempfänger die fehlende Mehrwertsteuer plausibel zu machen. 

3. Realistische Selbsteinschätzung persönlicher Stärken

Neben rechtlichen Bedingungen und steuerlichen Verpflichtungen, sind für hauptberufliche Freelancer*innen einige persönliche Stärken wichtig, um langfristig erfolgreich zu sein. Das freie Arbeiten bringt mit individueller Zeiteinteilung, Unabhängigkeit und flexiblen Verdienstmöglichkeiten einige Vorteile. Fehlende Struktur, Ungewissheit und daraus resultierender Druck gehören zu schwer steuernden Faktoren, die in einem Freelancer-Leben nachteilig ebenfalls eine Rolle spielen. Die nachstehenden Merkmale sollten dir helfen herauszufinden, ob eine Freelancer-Tätigkeit zu dir passt: 

  1. Selbstdisziplin: Kannst du allein und ohne Struktur eines Teams gut arbeiten? Das persönliche Festlegen und Einhalten von Fristen, ohne Vorgabe durch Vorgesetzte klingt simpel, ist in der Praxis aber ein schwieriges Unterfangen. 
  2. Selbstorganisation: Bist du ein gut strukturierter Mensch und fällt es dir leicht deinen Alltag organisiert aufzubauen und zu gestalten? 
  3. Selbstreflektion: Bist du in der Lage dich selbst zu reflektieren und deine Fehler zu erkennen? Wer selbstkritisch seine eigene Arbeit analysiert, kann auch in Zukunft besser werden und mehr Erfolge generieren. 
  4. Sorgfalt: Hast du deine Strom- oder Telefonrechnung aus dem vergangenen Jahr sofort zur Hand, oder musst du deine Unterlagen lange suchen? Selbstständige müssen unternehmensspezifische Unterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahren. Sorgfalt bzw. Unterlagenordnung ist für Freelancer*innen ein sehr wichtiger Faktor. 

Wenn an der ein oder anderen Stelle persönliche Stärken fehlen, sollte es nicht gleich als KO-Kriterium für ein Freelancer-Dasein gewertet werden. Wichtig ist, dass angehende Freelancer*innen eine realistische Selbsteinschätzung haben. 

4. Budgetplanung

Selbstverständlich gehört eine vorausschauende wirtschaftliche Analyse für angehende Freelancer*innen dazu. Es ist nicht falsch, sich in der Anfangsphase am bisherigen Nettoverdienst zu orientieren und seine vorläufige Preisgestaltung darauf auszurichten. Bedenke aber, dass du als Freelancer*in für Sozialbeiträge (insbesondere Krankenkasse) selbst aufkommst und jedes Risiko allein trägst. Mittelfristig solltest du demnach dafür sorgen, deutlich mehr zu verdienen als im Angestelltenverhältnis. Ferner sind die Kosten für Ausrüstung und Tools nicht zu unterschätzen. Überlege im Vorfeld, welche Ausrüstung du für deine Unternehmung kurz-, mittel und langfristig brauchst und sorge dafür, dass du zu gegebenen Zeitpunkt die Ressourcen und finanziellen Mittel für Anschaffungen hast. 

5. Private Vorsorgeversicherungen

Viele Freelancer*innen vergessen die verschiedenen Vorsorge-Aspekte, die durch die Beendigung des Angestelltenverhältnisses, verloren gehen. Im Angestelltenverhältnis tragen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen die Beiträge für die Sozialversicherungen gemeinsam. Wenn du beispielsweise 350 € von deinem Bruttogehalt in die Rentenversicherung zahlst, fehlen deiner Rentenvorsorge als Freelancer*in monatlich rund 700 €. Dem zu Folge sollten alle Freelancer*innen sich mittelfristig mit privaten Vorsorgeversicherungen beschäftigen, um eine Absicherung im Krankheitsfall und eine Vorsorge im Rentenalter zu haben. An dieser Stelle haben wir einige Aspekte der Vorsorgemaßnahmen für Freelancer*innen zusammengefasst: 

  • Zahnzusatzversicherung
  • Krankentagegeldversicherung
  • Private Rentenversicherung
  • Private Pflegeversicherung

Zusammenfassung

Die Voraussetzungen und Verpflichtungen sind für Freelancer*innen in Deutschland einfach organisiert: Das Ausfüllen des steuerlichen Fragebogens und die darauffolgende Steuernummer reichen aus, um als Freelancer*in durchzustarten. Die wichtigsten Faktoren für angehende Freelancer*innen lassen sich wie folgt zusammenfassen: 

  1. Steuerliche Erfassung und Sozialversicherungsbeiträge beachten
  2. Einkommens- und Umsatzsteuer
  3. Persönliche Stärken und Skills
  4. Budgetplanung 
  5. Private Vorsorgemaßnahmen berücksichtigen

Anstehende Steuererklärungen für Freelancer*innen sind seitens der Finanzbehörde unkompliziert gehalten. Freelancer*innen benötigen bei der Steuererklärung lediglich eine vernünftige Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Andere Unternehmer*innen haben es in dieser Hinsicht wesentlich schwieriger. Mittelfristig kann es bei verpflichtenden Krankenkassenbeiträgen und fehlenden Sozialabgaben allerdings knifflig werden. An dieser Stelle ist eine nachhaltige Einnahmenstruktur gefragt, um die Absicherungsnachteile dauerhaft aus eigenen Mitteln aufzufangen. Darüber hinaus spielen private Vorsorgemaßnahmen eine entscheidende Rolle.