Festpreis oder auf Zeitbasis: So kannst Du Deine Projekte auf Malt abrechnen

Wir geben einen Überblick über die beiden Möglichkeiten der Abrechnung.

Du hast es geschafft. Du hattest Dein erstes Gespräch mit potenziellen Kund*innen. Es lief wunderbar, bis zur alles entscheidenden Frage: Wie viel willst Du für diese Dienstleistung nehmen? Und da ist sie, die Schweißperle auf Deiner Stirn. Tatsächlich solltest Du Dir das etwas genauer überlegen, da es zwei Möglichkeiten gibt, ein Projekt abzurechnen: Über einen Festpreis oder auf Zeitbasis. Jede Option hat Einfluss auf Dein Einkommen und Deine Arbeitsweise.

In diesem Artikel erklären wir Dir die beiden Abrechnungsarten, ihre Unterschiede und wann welche Abrechnungsart besser geeignet ist.

Die beiden Abrechnungsarten verstehen

Ein Projekt abzurechnen ist gar nicht so einfach. Man muss die folgenden Fragen vorher beantworten: Wie kann man bestmöglich einschätzen, wie viel Zeit man für einen Auftrag braucht? Wie kann man sicherstellen, dass man für seine Leistung fair bezahlt wird? Und wie kann man gleichzeitig den Kund*innen einen attraktiven Preis anbieten? Schau Dir zunächst einmal an, welche Unterschiede es bei den beiden Möglichkeiten gibt.

Festpreis oder auf Zeitbasis: Wo liegen die Unterschiede?

Bei einer Abrechnung nach Festpreis bestimmst Du einen festen Preis für eine bestimmte Leistung. In diesem Fall legst Du ein festes Budget fest, um das Ziel Deiner Kund*innen zu erfüllen. Zum Beispiel: 

  • Eine E-Commerce-Website beauftragt eine*n Entwickler*in, ihre komplette Website neu zu gestalten.
  • Ein junges Unternehmen bittet eine*n Werbetexter*in, die Seite für ihre Crowdfunding-Kampagne zu schreiben.
  • Ein mittelständisches Unternehmen beauftragt eine*n Art Director*in mit der Entwicklung einer neuen Corporate Identity.

Im Gegensatz dazu stellst Du bei der Arbeit auf Zeitbasis die Zeit in Rechnung, die Du gebraucht hast. Du verpflichtest Dich, eine bestimmte Anzahl von Tagen für Deine Kund*innen zu arbeiten. In einigen Branchen, wie z. B. der IT-Branche, wird diese Arbeitsform bevorzugt. Ein typisches Projektbeispiel dafür ist die Einführung eines neuen Informationssystems. Ein großer Konzern stellt hierfür eine*n IT-Projektmanager*in für einen sechsmonatigen Auftrag ein.

Wie definierst Du einen Preis bei der Abrechnung nach Festpreis oder auf Zeitbasis?

Bei der Abrechnung nach Festpreis wird ein Fixpreis für ein bestimmtes Ergebnis vereinbart. In diesem Fall definierst Du ein bestimmtes Budget, das Du erhältst, um das Ziel der Kund*innen zu erfüllen. Du wirst also auf Grundlage Deiner Schätzung bezahlt und nicht auf Grundlage der tatsächlich aufgewendeten Zeit. Daher ist es wichtig, dass Du die Zeit möglichst genau berechnest, die Du voraussichtlich für den Auftrag brauchen wirst.

Diese Arbeitsweise unterscheidet sich vom Angebot auf Zeitbasis, welches eine Handlungspflicht beinhaltet. Als Freelancer*in verpflichtest Du Dich hierbei, Deinen Kund*innen alle notwendigen Mittel – einschließlich Deiner Zeit – zur Verfügung zu stellen, um sie bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. Eine Verpflichtung zum Erfolg hast Du allerdings nicht. Die Schätzung für diese Art von Dienstleistung basiert auf Deinem durchschnittlichen Tagessatz oder DTV. Diesen multiplizierst Du mit der Anzahl der Arbeitstage.

Dir ist mittlerweile sicher klar geworden: Neben Preisfestlegung und Abrechnung gibt es deutliche Unterschiede zwischen beiden Formen der Zusammenarbeit mit Kund*innen. Aber gibt es denn nun eine Option, die besser ist als die andere?

Wann sollte man sich für den Festpreis entscheiden?

Du willst flexibel bleiben 

Die Arbeit auf Festpreisbasis gibt Freelancer*innen die Freiheit, sich ihre Arbeitszeit so einzuteilen, wie sie wollen. So auf Dein Ziel hinzuarbeiten, gibt Dir mehr Flexibilität bei der Gestaltung Deines Zeitplans. Du kannst mehrere Projekte und Kund*innen gleichzeitig betreuen oder Dich den Aufgaben widmen, mit denen sich alle Freelancer*innen beschäftigen müssen: Akquise, Verwaltung… 

“Für einen Festpreis zu arbeiten, gibt mir die Möglichkeit, meine Zeit besser einzuteilen. So kann ich an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und bin besser in der Lage, auf einen Notfall (z. B. eine Angebotsanfrage oder eine Nachbearbeitung) von einem anderen Kunden zu reagieren.” Henry Pichat, Copywriter 

Dein Aufgabenspektrum ist klar definiert

Der Festpreis eignet sich besonders für Aufträge mit einem detaillierten Aufgabenspektrum, bei dem die Erwartungen genau festgelegt sind. Dies ist häufig der Fall bei Kurzzeitprojekten oder Projekten, die Deine Fachkompetenz erfordern. Dann ist es einfacher, ohne großes Risiko abzuschätzen, wie viel Zeit Du für den Auftrag brauchen wirst. Diese Art der Abrechnung ist auch für Deine Kund*innen bequem. Kund*innen können sich darauf verlassen, für einen im Voraus bekannten und festgelegten Preis ein bestimmtes Ergebnis zu erhalten.

“Alle Leistungen, die ich anbiete, basieren auf einem Festpreis, aber die Abrechnung steuere ich über mein Konzept der „aufgewendeten Zeit“. So ist es für Kunden transparent und sie wissen, worauf sie sich einstellen müssen. So kann ich außerdem mein Angebot als Standard-„Paket“ für potenzielle Neukunden anbieten. Damit spare ich Zeit bei der Akquise und kann später attraktive Preise anbieten.” Pierre-Emmanuel Marc, Experte für Facebook Ads

Deine Arbeitsumgebung ist klar definiert

Daraus folgt, dass Du bei einer Arbeit nach Festpreis aufpassen solltest, wie Du mit Deinen Kund*innen zusammenarbeitest. Endlose E-Mails, zu spät bereitgestellte Ressourcen, mehrere Gesprächspartner*innen – all das kostet Dich viel Zeit. Und damit kann ein schlecht organisiertes Arbeitsumfeld, Dich leicht doppelt so viel Zeit kosten, wie Du in Deinem Angebot berechnet hast. Es ist also besser, Dir im Vorfeld eine Arbeitsmethode zu überlegen und diese in Deinem Angebot zu erwähnen. So ersparst Du Dir und Deinen Kund*innen eine böse Überraschung!

“Wenn ich auf Festpreisbasis arbeite, gebe ich in meinem Angebot immer die Bedingungen für die Zusammenarbeit an: Bereitstellung der Ausgangsdokumente bis zu einem bestimmten Datum (vor allem, wenn das Projekt dringend ist), eine bestimmte Anzahl von E-Mail-Schleifen etc. Das zeigt den Kunden, dass ich professionell arbeite, schützt mich, falls es ein Problem gibt, und verhindert, dass zu viel Zeit mit Dingen verschwendet wird, die ich nicht in meinem Angebot berechnet habe!” Marie Chanoz, Entwicklerin/Redakteurin

Was spricht für die Arbeit auf Zeitbasis?

Du fokussierst Dich auf ein langfristiges Projekt

Die Abrechnung auf Zeitbasis wird häufig für langfristige Projekte gewählt. Dabei kann es sich zum Beispiel um ein atypisches, komplexes Projekt handeln. Oder es handelt sich um ein Projekt mit Entwicklungspotenzial, bei dem die Kund*innen den Umfang im Vorfeld nicht genau definieren können. Freelancer*innen werden dann ausgewählt, um dem Unternehmen ganz bestimmte Fähigkeiten zu vermitteln oder um ein Team zu verstärken. 

„Für mich ist die Arbeit auf Zeitbasis am besten für langfristige Aufträge geeignet oder für Aufträge, die keinen definierten Umfang haben. Das liegt oft daran, dass das Team zu überlastet ist, um das Projekt zu übernehmen, oder weil ich spezielles Fachwissen habe, das für meine Kunden wichtig ist.“ Marie Chanoz, Entwicklerin/Redakteurin

Du suchst nach Stabilität

Die Arbeit auf Zeitbasis macht die Arbeit für Freelancer*innen auch deutlich angenehmer. Ihre Aufmerksamkeit liegt zu 100 % auf einem einzigen Auftrag, ohne sich der mühsamen Aufgabe der Akquise widmen zu müssen. Wenn Du Dich für diese Art der Zusammenarbeit entscheidest, hast Du zwei Vorteile: Dir ist ein regelmäßiges Einkommen über die gesamte Dauer des Auftrags sicher und Du erhältst eine faire Bezahlung für Deine Arbeit, da jeder Arbeitstag abgerechnet wird.

“Bei der Arbeit auf Zeitbasis kann ich mich voll und ganz auf das Projekt des Kunden konzentrieren: Für die Dauer des Auftrags wird man (ein wenig) von der „mentalen Belastung“ des Freelancers befreit, der täglich mehrere Kunden betreuen muss.” Henry Pichat, Copywriter 

Du kannst selbstständiger arbeiten

Die Arbeit auf Zeitbasis ermöglicht es Dir außerdem, Dich vollständig auf die Situation Deiner Kund*innen einzulassen. So kannst Du effizienter arbeiten als bei einem Kurzzeitprojekt, das Dich zeitlich einschränkt. Du kannst bei Deinen Projekten schnell selbstständig arbeiten, genauso wie es bei Angestellten der Fall ist. Du hast auch engeren Kontakt zu den Mitarbeiter*innen des Unternehmens, vor allem, wenn Du vom Büro der Kund*innen aus arbeiten kannst.

„Bei der Arbeit auf Zeitbasis kann ich enger und effizienter mit allen Personen zusammenarbeiten, die am Projekt beteiligt sind, da man im selben Büro sitzt und sogar gemeinsam zu Mittag isst. Es ist so viel einfacher, mit allen Personen zu kommunizieren. Wenn man eine Frage hat, kann man ganz einfach die Person fragen, die einem gegenüber sitzt und arbeitet.“  Henry Pichat, Copywriter

Fazit nach dem Vergleich: Was ist die beste Option?

Dafür gibt es keine klare Antwort. Natürlich kann es bei den ersten Projekten einschüchternd sein, seine Projekte auf Festpreisbasis zu berechnen. Das größte Risiko besteht darin, seine Zeit falsch zu berechnen und deutlich mehr Zeit für das Projekt zu brauchen als anfangs eingeschätzt. Vor allem, wenn man erst kürzlich damit begonnen hat, als Freelancer*in zu arbeiten, kann das passieren. Wenn Du sichergehen willst, dass Du die richtige Entscheidung triffst, solltest Du alle Vor- und Nachteile der beiden Optionen genau analysieren, für jedes Projekt – denn jede Situation ist anders!