Ein Leitfaden zur Angebotserstellung

Die Angebotserstellung ist ein essentieller Bestandteil des geschäftlichen, freiberuflichen Alltags, denn Angebote sind für Freelancer:innen im Grunde die Bewerbung um einen Auftrag bei den Kund:innen. Allerdings erfordert  dieser Prozess ein gewisses Knowhow, denn: in Deutschland existieren selbstverständlich rechtliche Vorgaben, die Angebote in Deutschland erfüllen müssen.

Außerdem ist gerade bei umfangreichen Aufträgen eine präzise und rechtssichere Dokumentation der Leistungen und Preise zur Vermeidung von Missverständnissen wichtig.

Wir geben euch einen Leitfaden zur Erstellung eines professionellen Angebots an die Hand.

Was genau versteht man unter einem Angebot?

Prinzipiell wird ein Angebot als eine empfangsbedürftige Willenserklärung definiert, die alle relevanten vertragswesentlichen Bestandteile enthält und durch die der Vertragsschluss einem Anderen so angetragen wird, dass das Zustandekommen eines Vertrags nur noch vom Einverständnis der empfangenden Person abhängig ist. 

Schritt 1:  Holt genaue Informationen für euer Angebot ein

Wenn ihr Interesse bei dem oder der potenziellen Kund:in nach dem ersten Kontakt geweckt habt, solltet ihr euch an das Sammeln von Informationen machen. Diese Vorarbeit wird für das Schreiben eines attraktiven und kundenorientierten Angebots hilfreich sein.

Investiert daher genügend Zeit dafür und beschäftigt euch im Vorfeld mit den folgenden Themen:

  • Für eine realistische Planung eures Zeitkontingents, definiert bereits im Vorhinein den genauen Umfang der Leistungen.
  • Klärt die Art der Leistungen möglichst detailliert, denn so könnt ihr schnell ausloten, ob ihr den Forderungen eures oder eurer potentiellen Kund:in überhaupt gerecht werden könnt.
  • Überprüft, ob sich eure aktuelle Auftragslage mit dem gewünschten Timing des oder der Interessent:in vereinbaren lässt.
  • Versucht, besondere Kundenwünsche bereits vorab in Erfahrung zu bringen.

Schritt 2: Was sollte ein gutes Angebot beinhalten?

In einem guten Angebot sollten immer alle Informationen verpackt sein, die für den oder die Kund:in relevant sind, sodass nach Erhalt von Kundenseite keine Fragen offen bleiben.

Im Gegensatz zur Rechnungsstellung existieren beim Schreiben eines Angebots zwar nicht so viele rechtliche Vorgaben, nichtsdestotrotz ist zur Vermeidung von Unklarheiten Präzision bei der Angebotserstellung sinnvoll. 

Demnach sollten alle für den oder die Kund:in wesentlichen Elemente enthalten sein:

Angabe Beschreibung
Angebotsnummer Ähnlich wie bei Rechnungen empfiehlt es sich, Angebote mit einer Nummer zu versehen. Somit ist es für euch bei Rückfragen leichter nachvollziehbar, auf welches Angebot sich bezogen wird.
Ansprache Von “Sehr geehrte Damen und Herren” solltet ihr keinen Gebrauch machen. Stattdessen verleiht ihr dem Schreiben Seriosität und eine persönliche Note, wenn ihr euch direkt an euren oder eure Ansprechspartner:in wendet.
Einleitung Grundsätzlich leitet ihr euer Angebotsschreiben mit folgendem Satz ein: “Ich danke Ihnen für Ihre Anfrage. In Bezug auf unser letztes Gespräch am TT.MM.JJJJ kann ich Ihnen folgende Leistungen anbieten…”
Bezeichnung eurer Leistung Was genau wird geleistet? Ihr solltet detailliert darlegen, worum es bei eurer Leistung geht, sodass keine Fragen offen gelassen werden.
Leistungsumfang Ebenso wichtig ist eine Angabe darüber, in welchem zeitlichen Umfang die jeweilige Leistung stattfindet.
Preis Selbstverständlich darf in eurem Angebotsschreiben nicht fehlen, wie viel Geld ihr für eure Leistung verlangt. Der oder die Kund:in muss auf Anhieb erkennen können, wie viel die einzelnen Leistungen kosten und welche Summe sich daraus ergibt. Dabei müssen auch die zuzügliche Mehrwertssteuer und eventuelle Zusatzkosten aufgelistet sein.
Datum des Angebots Der oder die Kund:in muss wissen, wann die Erstellung des vorliegenden Angebots erfolgt ist. Darum darf das Datum auf keinen Fall fehlen.
Gültigkeitsdauer Wie lange ist euer Angebot zu den mitgeteilten Konditionen gültig? So weiß der oder die Kund:in darüber Bescheid, wie viel Überlegungszeit er oder sie einplanen kann.
Abschluss Eine höfliche Grußformel am Ende rundet euer Angebotsschreiben ab. Geeignet ist beispielsweise folgender Satz: “Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe für Rückfragen gerne jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen XXX.”
AGB Falls vorhanden, solltet ihr eure AGBs dem Schreiben anhängen oder darauf verweisen.
Zahlungsbedingungen Wann soll der Zahlungseingang erfolgen? Beispielsweise lässt sich ein Zahlungsziel binnen 14 Tagen nach Erfüllung der Leistung festlegen.
Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort & Gerichtsstand Haltet in dem Angebot unbedingt fest, dass die Leistung bis zur vollständigen Bezahlung euer Eigentum bleibt. Ebenso solltet ihr auch relevante Angaben zum Erfüllungsort und Gerichtsstand vermerken.

Wann gilt ein Angebot als rechtlich bindend?

Da sowohl Leistungen, Preise und andere relevante im Angebot genannte Nebeninformationen genauso von dem oder der Kund:in verlangt werden können, ist ein Angebot laut § 145 BGB generell immer bindend. Wird euer Angebot abgelehnt oder die von euch festgelegte Frist für die Gültigkeitsdauer nicht eingehalten, so erlischt das Angebot gemäß § 146 BGB.

Allerdings können sogenannte Freizeichnungsklauseln eine Aufhebung der Rechtsbindung ermöglichen. Dabei handelt es sich um Formulierungen wie „Angaben ohne Gewähr”, “unverbindliches Angebot” oder ähnliches. Enthält euer Angebot eine solche Freizeichnungsklausel, gilt es als unverbindlich und ihr könnt es später problemlos wieder zurückziehen oder geänderte Konditionen anbieten. 

Wichtig: Rechtlich völlig folgenlos sind freibleibende Angebote jedoch nicht. Falls ein:e Kund:in einem solchen Angebot zustimmt, gibt er seinerseits lediglich ein Angebot ab. Damit ein Vertrag zustande kommt, ist dann aber ausnahmsweise keine ausdrückliche zweite Willenserklärung nötig. Vielmehr gilt in diesem Fall Schweigen als Zustimmung: Wenn ihr auf die Willenserklärung des oder der Auftraggebenden nicht reagiert, kommt automatisch ein Vertrag zustande!

Einerseits sorgen Freizeichnungsklauseln auf eurer Seite für mehr Sicherheit, auf der anderen Seite wird das Angebot für Kund:innen und Interessent:innen aber auch weniger verlässlich und somit weniger attraktiv.

Tipps für ein perfektes Angebot

Für die Erstellung eines überzeugenden Angebots, dass euch von der Konkurrenz abhebt und den oder die Kund:in dazu bringt sich für euch zu entscheiden, gibt es einige Punkte zu beachten.

1. Lasst euch nicht zu viel Zeit beim Angebot erstellen

Euer Angebot solltet ihr so bald wie möglich erstellen und dem oder der jeweiligen Interessent:in innerhalb von 24 Stunden zukommen lassen. So seid ihr noch im Gedächtnis des oder der potenziellen Kund:in, der euer Angebot vielleicht ohne weitere Überlegungen direkt annimmt.

2. Seid aufmerksam

Wenn von Seiten des oder der Interessent:in spezielle Wünsche und Ansprüche bestehen, ist es wichtig, dass ihr auf diese eingeht. Hört darum aufmerksam im Gespräch zu und achtet auf Details, die sich im Nachhinein im Angebot aufgreifen lassen. Dadurch vermittelt ihr dem oder der potenziellen Kund:in das Gefühl tatsächlich ernst genommen und von euch verstanden zu werden.

3. Baut engen Kontakt auf

Versucht einen guten Kontakt zum oder zur Interessent:in aufzubauen, indem ihr offene Fragen bereits im persönlichen Gespräch klärt. Damit stellt ihr sicher, dass ihr alle notwendigen Informationen für das Angebot kennt und wisst, wer euer persönlicher Ansprechpartner ist. 

4. Gliedert das Angebot logisch und übersichtlich

Euer Angebot sollte eine klare Struktur haben, übersichtlich aufgebaut sein und die folgenden Fragen eindeutig beantworten:

  • Was liefert ihr und in welcher Menge?
  • Wie viel kostet deine Leistung?
  • Wann liefert ihr?
  • An wen kann sich der Kunde bei Fragen wenden?

Je größer dein Angebot, desto klarer sollte die Gliederung sein. Außerdem ist es hilfreich, wenn ihr Zwischensummen bildet, damit der oder die Kund:in genau weiß, wie sich euer Angebot zusammensetzt. Dies erleichtert eventuell die Zustimmung bei höheren Summen. Wichtig ist hierbei, dass der oder die Kund:in euer Angebot nachvollziehen kann.

5. Legt eine Frist fest

Setzt eine Frist für die Gültigkeit eures Angebots und schreibt diese deutlich erkennbar in das Angebot. Somit wird sich der oder die Kund:in  innerhalb der Frist melden und auf euer Angebot reagieren, damit es seine Gültigkeit nicht verliert.

6. Gewährt einen Rabatt

Natürlich könnt ihr bereits im Angebot einen ungefragten Rabatt gewähren. Das hinterlässt einen positiven Eindruck bei dem oder der Kund:in und ihr erspart euch womöglich eine Nachverhandlung.

Damit steht der Auftragsgewinnung und optimalen Kundenbindung nichts mehr im Wege!

Auf Malt ist der Prozess der Angebotserstellung übrigens komplett automatisiert. Wenn euch ein Kunde auf Malt anschreibt, erscheint für euch automatisch die Möglichkeit ein Angebot über Malt zu senden. Natürlich habt ihr vorab die Möglichkeit dem Kunden Rückfragen über unseren Chat zu stellen oder im persönlichen Gespräch die Details zu klären. Wenn ihr alle Informationen für ein Angebot habt, müsst ihr nur noch auf “Angebot senden” klicken und die einzelnen durchzuführenden Aufgaben des Auftrags sowie den genauen Preis für eure Leistungen in die Angebotsmaske eingeben. Die Berechnung der Zahlungssumme erfolgt dann automatisch. Wenn ihr die Angaben überprüft habt, könnt ihr nun euer Angebot unkompliziert an euren oder eure Kund:in senden! Die Rechnungsstellung erfolgt dann ebenfalls automatisch, sobald der Kunde den Auftragsabschluss bestätigt hat. 

Eure Vorteile als Freelancer auf

Malt

Auf Malt ist der Prozess der Angebotserstellung übrigens komplett automatisiert. Wenn euch ein Kunde auf Malt anschreibt, erscheint für euch automatisch die Möglichkeit ein Angebot über Malt zu senden. Natürlich habt ihr vorab die Möglichkeit dem Kunden Rückfragen über unseren Chat zu stellen oder im persönlichen Gespräch die Details zu klären. Wenn ihr alle Informationen für ein Angebot habt, müsst ihr nur noch auf “Angebot senden” klicken und die einzelnen durchzuführenden Aufgaben des Auftrags sowie den genauen Preis für eure Leistungen in die Angebotsmaske eingeben. Die Berechnung der Zahlungssumme erfolgt dann automatisch. Wenn ihr die Angaben überprüft habt, könnt ihr nun euer Angebot unkompliziert an euren oder eure Kund:in senden! Die Rechnungsstellung erfolgt dann ebenfalls automatisch, sobald der Kunde den Auftragsabschluss bestätigt hat.