Aufbau eines fachlich stark spezialisierten Freelancer*innen-Pools

Situation

2013 gegründet, gehört Doctolib heute zu den führenden E-Health-Unternehmen in Europa. Seit 2017 ist Doctolib in Deutschland aktiv. Mit seiner innovativen medizinischen Softwarelösung verbessert das Unternehmen den Arbeitsalltag von mehr als 300.000 Gesundheitsfachkräften und sorgt für einen schnellen und gleichberechtigten Zugang zur Gesundheitsversorgung. Mehr als 70 Millionen Europäer*innen nutzen Doctolib zur sicheren Terminbuchung und zur Verwaltung ihrer Gesundheit. 

Für Patient*innen bietet die Doctolib-App bzw. die Website die Möglichkeit, einfach und schnell für sich oder Angehörige, nach Ärzt*innen und Therapeut*innen unterschiedlichster Fachrichtungen zu suchen und digital Termine zu vereinbaren; auch Videosprechstunden sind möglich. Patient*innen können per E-Mail an bevorstehende Termine erinnert werden, können diese aber auch stornieren oder verschieben, sollte etwas dazwischen kommen. Vorab können auch medizinische Dokumente mit Ärzt*innen und Therapeut*innen digital geteilt werden.

Aufgabe

Doctolib war auf der Suche nach Expert*innen mit einem äußerst spezifischen Know-How im Bereich Content-Marketing. Die Rekrutierung festangestellter Mitarbeiter*innen hätte das Projekt zeitlich verlangsamt – Suchen, Finden und Arbeitsbeginn des*der richtigen Kandidat*in sowie die benötigte Einarbeitungszeit hätten den Projektstart weiter verzögert. Zudem wurde die Expertise zeitlich nur sehr punktuell benötigt und war von einer einzelnen Person nicht abdeckbar.

Aufgrund guter Erfahrungen mit dem Einsatz externer Spezialist*innen fiel die Entscheidung, dieses Projekt mit Unterstützung von Freelancer*innen umsetzen zu lassen. Es galt somit, in kürzester Zeit einen Pool qualifizierter freiberuflicher Mitarbeiter*innen aufzubauen, diesen zu managen und auch über das Projektende hinaus Zugriff darauf zu haben.

Doctolib Case Study

Lösung

Über eine andere Abteilung im Unternehmen wurde das Marketing-Team von Doctolib auf Malt aufmerksam. Im Rahmen eines Briefing-Gesprächs wurde das Anforderungsprofil definiert und das Malt-Team startete den Rekrutierungsprozess unter Berücksichtigung von Fähigkeiten, Tagessätzen und Verfügbarkeit der Freelancer*innen. Innerhalb von 24 Stunden wurden von Malt passende Kandidat*innen vorgestellt und konnten von Doctolib hinsichtlich ihres Know-Hows überprüft werden. 

Im nächsten Schritt wurden das Fachwissen der Kandidat*innen detailliert von Doctolib auf die Probe gestellt. Im Rahmen eines Testprojekts wurden Arbeitsproben angefragt und von einem Team bestehend aus Mitgliedern unterschiedlicher Fachbereiche bewertet. So konnten sich alle Beteiligten einen differenzierten Eindruck über die Arbeitsqualität der ausgewählten Freelancer*innen verschaffen. 

Ergebnis

Von den initial 15 von Malt vorgeschlagenen Kandidat*innen wurden 8 in den Freelancer-Pool übernommen – eine Conversion-Rate von über 50 Prozent. Der zeitliche Aufwand für den Abschluss des Testprojekts lag durchschnittlich bei weniger als einer Woche – exklusive der administrativen Themen und Freigabeprozesse seitens Doctolib waren die Freelancer*innen somit in weniger als 10 Tagen einsatzbereit.

“Malt punktet mit der Qualität der verfügbaren Freelancer*innen, der optimalen Unterstützung beim Sourcing sowie dem vollständig digitalisierten Prozess von Suche über Auftragsvergabe bis hin zu laufendem Freelancer-Management.”

Trotz anfänglicher Verzögerung bei dem Wechsel von Agentur auf Freelancer*innen konnte Doctolib das Projekt sowohl innerhalb des gesetzten Zeit- als auch Budgetrahmens erfolgreich umsetzen. Gleichzeitig wurde so ein Team aus hochspezialisierten Freelancer*innen aufgebaut, die auch bei zukünftigen Anschlussprojekten zum Einsatz kommen werden. 

https://www.doctolib.de/

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